Dagens chefer måste mer än någonsin vara effektiva kommunikatörer - inte bara med dem som de ser ansikte mot ansikte, men också med dem som arbetar hemifrån eller satellitkontor. Om det har fallit för dig att introducera två personer som kommer att "mötas" via e-post, kommer du att göra vad som har kommit att bli känt som "virtuell introduktion". Utan fördel av ansiktsuttryck och böjningar är det viktigt att du anta en lämplig ton och välj dina ord försiktigt, förutsatt att de kommer att granskas så mycket för vad du inkluderar som vad du väljer att släppa ut.
Känn din publik men vara trogen mot ditt syfte. En person måste introduceras först, den andra andra, så välj ordern med försiktighet. Om du till exempel introducerar en författare och redaktör som kommer att arbeta tillsammans om ett projekt, är det lämpligt att introducera ledande person först. Om de två personerna behåller lika status men man har högre anställning, nämna den här personen först.
Börja med att förklara varför du gör introduktionen. Välj en ton som är reflekterande av ditt uppdrag, med vetskap om att det också kan ställa tenor på förhållandet du försöker skapa. Din ton bör också återspegla din ledarstil och förmedla dina förväntningar subtilt. Du kanske till exempel vill säga att du är "glad att skapa en koppling mellan två begåvade lagmedlemmar som annars aldrig skulle ha möjlighet att arbeta tillsammans."
Tilldel lika tid till varje person, markera viktiga punkter om deras bakgrund och respektive talanger. Du kanske vill skriva ett stycke om varje person som slutar med personens kontaktuppgifter. Håll ögonen utbildade på tonen; Om du slår ut om en person, var noga med att ta ut den andra.
Ange dina förväntningar. Om du vill att de ska prata via telefon, säg det. Och ge dem en tidsfrist för att göra det. Utpeka en person att ta initiativet och rapportera till dig att de har lyckats kontakta.
Stäng din virtuella introduktion på ett positivt sätt - förmodligen samma sätt som du startade den. Undersök dina förhoppningar om ett produktionssamarbete. Om du förmedlar positiv energi bör den vara smittsam.
tips
-
Som med alla typer av skrivning, skynda inte en virtuell introduktion. Det lönar sig att lägga det åt sidan, vända sig till andra uppgifter och sedan återvända till det med ett nytt par ögon. Försök läsa det från varje persons synvinkel, granska dina ordval och gör några ändringar innan du skickar den.
