Ett bra introduktionsbrev tar upp kärnan i verksamheten du vill vinna, ställer in tonen för konversationen och positionerar dig som någon som har tagit detta viktiga extra steg som andra ofta glänsar över. Med fokus på att visa att du förstår problemet vid handen och att du kan erbjuda värde och erfarenhet kan andra saknas, kan en kort introduktion av företag vara ditt bästa marknadsföringsverktyg.
Känn din målgrupp
Håll publiken i åtanke när du skriver din introduktion. Ett brev till ägaren av ett begagnat bilparti skulle till exempel vara bäst skrivet informellt och adressera mottagaren med förnamn. Om du gör affärer utomlands, ta tid till förstå mottagarens kultur - Ett inledande brev till en verkställande i Hong Kong, till exempel, skulle aldrig börja genom att adressera personen med förnamn. Snarare skulle du adressera personen som Mr eller Ms, eller med en professionell titel, som i "Kära direktör Liu."
Spara försäljningsstället för senare
Oavsett ditt företag är det svårt att sälja i en introduktion aldrig en bra idé. En introduktion är inte densamma som en försäljningsskala, även om målet är att göra en försäljning. Snarare är målet att lyfta fram hur du kan hantera en potentiell kunds mest pressande problem och leverera mätbara resultat. Var så specifik som möjligt och inkludera språk som gör det möjligt för mottagaren att vidta direkta åtgärder. Brevet ska innehålla ett anrop till handling eller ett "fråga" i sista stycket, men det "fråga" behöver inte vara "köp nu". Mer effektivt är det ett samtal att sätta ett möte.
Inkludera alla rätt delar
Håll introduktionen kort för att undvika att förlora publikens uppmärksamhet, men ta med allt du behöver inkludera. Det finns tre breda delar till ett introduktionsbrev: Introducera dig själv och din organisation, identifiera dina styrkor och sluta med ett direkt men artigt tillvägagångssätt. Det samtalet måste gå utöver "ring mig till ett möte" men istället förstärker ditt värde genom att till exempel säga "för mer information om hur jag kan ge insikter för att förbättra din bottenlinje, ring mig för ett möte för din bekvämlighet."
Var en problemlösare
Tänk på att du är en person med kompetens eller en värdefull produkt, men gör inte det med ett enkelt "köp mig" uttalande. Meddelandet ska utformas på ett sätt som gör det om din målgrupp - och inte om dig. Ge en kort diskussion om förväntat resultat och de viktigaste problemen som du är unikt kvalificerad att lösa. En introduktionsbrev handlar sällan bara om att lära känna någon - du vill göra en försäljning, landa ett kontrakt eller få ett jobb. Gör din förfrågan tydlig och effektiv, med språk som indikerar hur det kommer att gynna alla inblandade.
Använd formatering till din fördel
Många företags introduktioner levereras via e-post, och rik textformatering kan användas till din fördel. Använd fetstil i uppmaningen till åtgärd, och använd hyperlänkar istället för vanliga webbadresser. Medan för mycket formatering kan göra brevet ser förvirrande, användningen av understreck, kursiv eller fet stil i lämpliga fläckar kan lägga tonvikt på. Undvik bilder när det är möjligt, men många proffs checkar e-post på mobila enheter som inte är inställda för att visa bilder.
