Ett personalhanteringssystem kan ha formen av ett informationshanteringssystem. En organisation använder en HRMS för att hantera information om sin arbetsstyrka. Denna information hjälper chefer och HR-personal att fatta beslut om anställda. Utan rätt information tillgänglig för beslutsfattare har en HRMS få ansökningar bortom registrering och rapportering.
Obehörig åtkomst
När en organisation samlar personuppgifter om sina anställda i en HRMS kan vissa säkerhetsrisker uppstå. En organisation spenderar medel för att hålla anställda privat information säker mot inre och yttre hot. En nackdel med en elektronisk HRMS är att en organisation måste samla in information om vem som har tillgång till anställd privat information. Dessa uppgifter kräver uppföljning av en granskningsprocess, vilket kan resultera i disciplinering eller åtal för en anställd som får tillgång till anställda data utan tillstånd eller utan officiellt ändamål.
Specialiserad kunskap
Behovet av datakontroll är en annan potentiell nackdel för en HRMS. Denna datakontroll sträcker sig bortom obehörig tillgång till anställd privat information. En organisation som använder en HRMS som PeopleSoft måste använda sin egen uppsättning teknisk personal för att programmera, felsöka, uppdatera och stödja systemet. Medan en HRMS kan hjälpa en organisation att minska kostnaderna för HR-personal, kan det öka kraven på teknisk personal med kunskap som är specifik för HRMS-lösningen.
Datainmatningsfel
En HRMS är också bara lika bra som dess mänskliga programmerare och slutanvändare. Personer med högnivååtkomst, till exempel personer som uppdaterar en HR-huvudfil, kan komma in felaktigt eller felaktigt. Om uppgifterna är felaktigt uppdaterade, ändrade eller förlorade kan en organisation möta statliga böter och andra kostnader som är förknippade med skador på HR-huvudfilen. Välj ett system med massor av interna kontroller så att en anställd inte kan göra ändringar i ditt företags huvudfil.
