Att kommunicera en extra arbetsuppgift genom ett internt företagsmeddelande är ett bra sätt att skapa ansvarighet och se till att din anställd förstår nya uppgifter. Precis som du gör med något annat företagsmeddelande, håll det kort och enkelt genom att bara ta med så mycket information som det är nödvändigt för den anställde att förstå instruktionerna.
Memo Format
Skriv en tydlig, beskrivande titel. Om du skickar memo via e-post, ange även titeln i ämnesfältet, märka e-postmeddelandet med en stor betydelseflagga och inkludera ett läskvitto. Även om du normalt bör följa ett typiskt memoformat genom att inkludera en rubrik, öppningsdeklaration, uppgiftssegment och stängning, diskussions- och sammanfattningsavsnitt är det vanligtvis inte nödvändigt. I uppgiftssegmentet använder du en numerisk lista eller punktpunkter för att identifiera och markera nya eller tilläggsuppgifter.
Informationsinnehåll
Öppnings- och uppgiftssegmenten är de viktigaste delarna i den här typen av memo. Ge nödvändig bakgrundsinformation i öppningsdelen. Till exempel, berätta för arbetstagaren varför du tilldelar ytterligare uppgifter och när dessa nya uppgifter börjar. Leveransdatum och -tider för eventuella möten som kan äga rum innan arbetstagaren påtar sig ytterligare uppgifter. Om det behövs, ge en kontaktpunkt som den anställde kan hänvisa till för frågor. Definiera varje tilläggstull - tydligt och fullständigt - i uppgiftssegmentet. Stäng memo med ett kort tack och uppriktigt show av support.
