Redovisningsinformationssystem (AIS) har revolutionerat hur affären görs globalt. När finansiella uppgifter har ingåtts i AIS kan finansiella rapporter och uttalanden genereras på flera affärsnivåer för att säkerställa lönsamhet.
För att AIS-programvaran skall kunna presentera exakta finansiella rapporter och uttalanden måste bokföringsinformationen ingå i AIS korrekt och effektivt.
Fakta
Redovisningsinformationssystem (AIS) är bara lika bra som informationen som inskrivits i systemet. Medan datoriserad AIS-mjukvara kraftigt har minskat de timmar som behövs för att spela in och tabulera bokföringsinformation, måste programvaran fortfarande granskas och underhållas dagligen för registrering av finansiella transaktioner.
Alla finansiella transaktioner har tre huvudkrav för att säkerställa korrekt redovisning av affärsverksamheten: aktualitet, noggrannhet och giltighet. Om finansiella transaktioner misslyckas med att följa dessa riktlinjer leder information som in i AIS-mjukvaran till felaktigt förberedda bokslut och AIS-fel.
aktualitet
All finansiell transaktion ska vara aktuell; intäkter och därmed sammanhängande kostnader inträffar under samma period, fakturor registreras i månaden de mottas och månatliga closeout-poster görs före stängning av redovisningsperioden i AIS.
Att låta finansiell information ingå i AIS under olika redovisningsperioder eller kalendermånader kommer att snedvrida de finansiella rapporter som AIS ger. Det kommer även att skapa finansiella rapporter som inte korrekt återspeglar de intäkter och kostnader som uppstod under räkenskapsperioden.
Noggrannhet
När finansiella transaktioner har mottagits i rätt tid måste de inspekteras för noggrannhet. Arbetskostnadsrapporter, kontantutbetalningar och kassaflöden måste alla ses över för att säkerställa att de belopp som anges i pappersarbetet är korrekta. Granskning av finansiella transaktioner kan leda till en översyn av andra redovisningsfunktioner om konsekventa fel görs.
Om felaktiga uppgifter läggs ut i AIS måste kontoavstämningar utföras för att hitta fel med de finansiella transaktionerna.
Giltighet
Att mäta finansiella transaktioner för giltighet är ett viktigt steg vid registrering av information i AIS. Giltighetskrav är uppfyllda när en transaktion är bestämd att vara exakt, pålitlig och relevant för affärsverksamheten. Revisioner från externa bokföringsbyråer fokuserar vanligen på giltigheten av finansiell information som ingåtts i AIS. Registrering av ogiltig information är ett kritiskt fel och kommer att redovisas som en bokföringsbrist på revisionsrapporter.
Redovisningsarbete
Finansiell information måste följa de korrekta åtgärderna för att uppfylla kraven i aktualitet, noggrannhet och validitet. Varje bokföringskontor bör ha ett arbetsflöde för att säkerställa att all finansiell transaktion kan ingå i AIS och finansiella rapporter går före räkenskapsperioden slutar. Effektiva arbetsflöden kommer också att ha varje dokument hanterat en gång under varje process, vilket eliminerar ökat arbete genom överhantering av finansiella transaktioner.
Willful Bedrägeri
Även om finansiella transaktioner kan uppfylla redovisningskraven för aktualitet, noggrannhet och validitet, deltar vissa företag i försiktigt bedrägeri för att främja företagets ekonomiska hälsa. AIS-programvara var tänkt som en datoriserad rekord som är svår att manipulera, men det kan fortfarande göras. Använda särskilda konton som gömmer transaktioner, skapa separata enheter för att dölja skulden och använda tidigare revisorer för att designa ett företags AIS är alla sätt att skapa bedräglig information med en AIS.
