En dokumentdistributionsmatris ger dig en visuell referens för att bestämma hur man kommunicerar med ett stort antal människor. Dessa matriser är användbara i affärer, skolor och andra organisationer som kommunicerar via tryckta eller datoriserade dokument. Datoriserade kalkylarkverktyg, som Excel, Numbers, 1-2-3 eller Calc, är de bästa verktygen för att skapa en dokumentdistributionsmatris, men du kan använda vilken programvara som helst som låter dig skapa tabeller. Om din organisation är liten kan du kanske rita din matris ut manuellt.
Starta en ny arbetsbok i ditt kalkylarkprogram eller skapa ett nytt bord i ett ordbehandlingsprogram. Kalkylarksprogram hanterar mer data än tabeller, så välj det formatet om du har alternativet.
Lista varje dokumenttyp du använder för din organisation över den övre raden i kalkylbladet, med början i den andra kolumnen. Dokumenttyper för en generell matris kan innehålla kalendrar, mötesprotokoll, resultatrapporter och speciella bulletiner. Om din matris är för ett visst projekt, lista de enskilda dokumenten som är relaterade till projektet snarare än dokumentkategorier. Exempelvis kan en byggprojektdokumentmatris innehålla exempel som elektriska ritningar, arkitektoniska ritningar, höjningar och kopior av specifika tillstånd.
Lista alla medlemmar av din verksamhet eller organisation ner i den första kolumnen på vänster sida av kalkylbladet, som börjar i den andra raden. Bryt folket i kategorier, om tillämpligt. I en liten företagsmatris kan kategorierna exempelvis vara "Management", med all ledningspersonal som är listad i alfabetiskt fall under kategorin rubrik "Medarbetare" med de som anges i bokstavsordning nedan, "Klienter" med de som anges i alfabetisk ordning och "Marknadsföring" med alla dina externa marknadsföringskonflikter listade.
Kontrollera din rubrikrad och kolumn för att säkerställa att båda listorna är klara. Om det gör det enklare att visa matrisen, lägg till skuggning i raderna för medlemskategorin så att du har en paus mellan de typerna av personer som får din dokumentation.
Arbeta ner din första dokumentkolumn, vilken kommer att vara kolumn B i de flesta kalkylarksprogram och placera en "e" i cellen bredvid namnet på någon person som ska ta emot det dokumentet elektroniskt. Placera en "p" i cellen bredvid någon person som ska få en papperskopia av det dokumentet. Om en person inte skulle få det dokumentet, lämna cellen bredvid hans namn tomt. Om dina behov är mer komplexa, ändra notationen så att den passar din organisation. Till exempel kan du skriva "2 papperskopior" eller "p-2" för att indikera flera kopior. Så länge som alla i din organisation förstår notationen, använd någon metod som fungerar för dig.
Upprepa processen för varje kolumn, arbeta ned i listan för att markera papper och elektroniska kopior. Detta kompletterar din dokumentdistributionsmatris.
Skapa hyperlänkar från ditt dokumentdistributionsmatrisblad i din kontaktinformation databas om det är möjligt. Det här låter dig klicka på ett namn i din matris för att öppna personens kontaktinformation så att du enkelt kan skicka elektroniska eller papperskopior. Kontrollera kalkylprogrammets "Hjälp" -fil för att lära dig hur du gör det här.
tips
-
Du kan också använda dokumentdistributionsmatriser för att spela in var dina dokument är lagrade. Ange i så fall dina dokument i den första kolumnen och dina lagringsplatser överst, till exempel "Webserver", "Huvudkontor arkivskåp 1," "Mottagningsdator" och så vidare. Placera en "X" i cellen där dokumentets titelraden och kolumnen för lagringsplats möts.
