Ett redovisningsinformationssystem tar alla data och siffror från en organisations finansiella poster och ordnar dem till en ordnad struktur. Bokföringsinformationssystemet har tre grundläggande funktioner: att samla och bearbeta data, för att ge information till beslutsfattare inom organisationen och för att se att redovisningspersonal registrerar informationen noggrant och skyddar data.
Samling och bearbetning
I insamlingsfasen i ett redovisningssystem samlar och bokförare revisorer eller bokförare och registrerar data från kontantförsäljning, fordringar, kassaköp, skulder och lön, bland annat transaktioner. I datoriserade system behandlar programvaran alla debiteringar och krediter i en komplett informationshanteringsdatabas.
Rapporter för ledning
Redovisningspersonal distribuerar rapporter till beslutsfattare inom organisationen, som försäljnings- och marknadschef, produktionschef, ekonomichefer och alla avdelningschefer. Ledningen använder den information som genereras från bokföringsinformationssystemet för att analysera organisationens nuvarande verksamhet och ekonomiska ställning och göra planer och sätta mål för framtiden. Till exempel kan en balansräkning som skapats från systemet visa ledning, ägare, fordringsägare och investerare där organisationen står ekonomiskt vid en viss tidpunkt.
Noggrannhet och säkerhet
Att begränsa antalet personer som har tillgång till systemet bäst uppnår den tredje funktionen av ett bokföringsinformationssystem - för att säkerställa att verksamheten upprätthåller korrekt data säkert. Organisationens ledare måste bestämma vem som ska vara. Till exempel behöver utbildade clerks, bookkeepers eller revisorer tillgång till verifiera och mata in data i systemet och generera rapporter. Andra samarbetspartners i organisationen, både interna och externa, har i allmänhet inget behov av att manipulera data.
Typer av system och vad som ingår
Företagen datoriserar vanligtvis ett bokföringsinformationssystem i alla utom de minsta organisationerna. Datoranvändare matar in data till program som kompletterar beräkningarna och klassificerar och lägger in uppgifterna i rätt kategorier. Systemet kan sedan generera olika typer av rapporter, beroende på användarens begäran. Informationssystemet innehåller alla steg i bokföringscykeln och papperskopiering som visar transaktionerna, som arbetsorder, fakturor och bokslut blir en del av systemet. I mindre företag, till exempel en mom-and-pop-operation där få transaktioner uppstår, kan verksamheten manuellt upprätthålla redovisningssystemet. Återigen använder bokhållaren hela bokföringscykeln och bygger manuella rapporter från resultaten.
