Policyn och rutinerna för ett medicinskt kontor eller klinik är avgörande för att fastställa de hälso- och sjukvårds- och administrativa normer som kliniker förväntas träffas. En policy- och procedurhandbok berättar för läkare, sjuksköterskor och annan kontorspersonal hur man utför vissa uppgifter så att de kan erbjuda kvalitetsvård till patienter. Eftersom hälsovårdsindustrin är komplex och hanteras av många förordningar, dikterar en policy- och procedurhandbok vilka lagar som måste följas. Att skriva medicinska principer och rutiner är en fortlöpande övning, eftersom de förändrade lagarna inom vården ofta kräver att ditt medicinska kontors politik ändras också.
Gör en lista över kategorier eller sektioner som du vill ha i din policy och procedurhandbok. Exempel på kategorier som vanligtvis finns i medicinsk policy och procedurböcker inkluderar, men är inte begränsade till, försäkring, medicinsk arkivering, inlämning av fordringar och fakturering, patientsäkerhet, anställdas säkerhet, legitimation och privilegiering, farmakologi, klienträttigheter, konfidentialitet och anställningsutbildning.
Identifiera de juridiska kraven - eller licensvillkor - som gäller din medicinska linje. Om du till exempel skriver riktlinjer och förfaranden för ett kardiologiska kontor, kan din klinik ha en specifik uppsättning bestämmelser som följer olika, än de som ett patologiska kontor behöver följa. För att kunna skriva effektiva policyer och rutiner måste dina policyer överensstämma med federala bestämmelser.
Skapa en mall för dina policyer och rutiner. Mallar hjälper dig att behålla varje policy som du utarbetar konsekvent och standardiserad. Mallen ska innehålla politikens titel eller nummer, syftet med politiken, tillämpligheten och stegen i de förfaranden som måste utföras. Du kan också inkludera ett tilläggsbevis om politiken går hand i hand med en viss medicinsk form. Om du till exempel skriver en policy och ett förfarande för "patientintag" skulle du bifoga patientens intagningsformulär till slutet av policyen.
Använd dina huvudpolitiska kategorier för att komma fram till enskild politik. Om din huvudpolicykategori är konfidentiell, kan du ha två separata policies inom den sektionen, t.ex. information om elektronisk säkerhet och patientinformation. Under din Medical Filing-kategori kan du ha en policy för tidsbegränsande arkivering och journaler.
Börja skriva procedurerna för varje policy du vill inkludera i din bok. Skriv dem direkt i mallarna och märka dem utkast för nu. Var så specifik som du kan för varje policy du skriver. Alla steg ska tydligt beskrivas och lätt att förstå.
Skapa en innehållsförteckning för din medicinska och procedurbok. En innehållsförteckning hjälper till att hålla orden på saker så att läsarna kan hitta den policy och procedur de letar efter med lätthet.
Se till att dina policyer är HIPAA-kompatibla. HIPAA, lagen om hälso- och sjukvårdsportabilitet och ansvarsskyldighet, är en federal förordning som gör det olagligt för vården att släppa patienthälsoinformation utan patientens samtycke. Underlåtenhet att följa HIPAA-standarder kan leda till att din organisation böjs för bristande överensstämmelse och kan leda till en lagdräkt om en patient känner till att deras konfidentialitet har brutits.
Skicka dina utkastspolicyer och procedurer till den behöriga myndigheten i din organisation, till exempel läkare direktören eller chefsmedicinska chefen, för granskning och slutligt godkännande.
Granska dina policyer och rutiner årligen för att se till att du inte behöver göra några ändringar av dem. Lägg till nya policyer i din bok när de kommer upp och ta bort gamla som inte längre gäller.
