En evenemangsplaneringskommitté kan vara till nytta om du är ansvarig för en stor eller komplicerad aktivitet. Utskottet bör bildas tidigt så att det kan delta i planeringen från början till slut. Ta ledningen när det gäller att fastställa tidsfrister och rekrytera kommittémedlemmar.
Börja med att göra planer för utskottet månader före evenemanget. Fastställa hur ofta utskottet ska mötas och hålla möten till ett minimum så att människor inte blir uttråkade. Planera extra möten när händelsen kommer närmare.
Upprätta utskottets medlemmar ansvar och planera några underkommittéer innan du närmar dig människor att gå med i utskottet.
Bjud in folk att gå med i utskottet. Fokusera på personer som har visat intresse för händelsen eller har erfarenhet av att planera liknande händelser. Fråga personligen och ge individen alla detaljer du har planerat till den tiden. Skicka dem e-postmeddelanden tacka dem för att gå med i ditt utskott och påminna dem om detaljerna i ditt första möte.
Låt varje medlem fylla i en kort formulär med kontaktuppgifter vid det första mötet. Granska mötesplanerna och ge information om händelsen och eventuella aktuella tillgångar eller problem. Påpeka var du behöver hjälp och vilka beslut som ska fattas. Uppge underkommittéerna och låt gruppen bestämma vilka medlemmar som ska ansvara för dem. Tilldela underkommitténs ordförande i slutet av det första mötet.
