Angre affärsbrev skrivs av missnöjda konsumenter eller anställda som söker någon form av förändring eller ekonomisk ersättning. Huvuddelen av ett arg brev, vanligen kallat ett klagomål, innebär att man granskar fakta och händelser som leder till missnöje. Om brevförfattaren verkligen vill engagera företaget i en konstruktiv konversation, måste brevet vara professionell hela tiden.
Använd faktiska uttalanden
Lägg fakta i brevet, inte antaganden eller åsikter. Ange vad som skapade frustration, ilska eller nöd. Använd fakta som beskriver detaljerna om vad som hände i kronologisk ordning. Medan du anger fakta, ge inte åsikter eller känslor. Brevet är mer professionellt, och därför mer effektivt, med känslor utelämnade så mycket som möjligt.
Till exempel, "Det finns en avgift på min flygbolagsräkning för tre kontrollerade väskor. Min biljett noterar endast en kontrollerad väska." Dessa uttalanden är faktiska eftersom de är bevisliga med dokumentationen av räkningen och biljetten.
När fakta är angivna, förklara varför detta framkalla ilska och frustration. Avstå från namnuppringning, profanity och accusatory statements. Till exempel "Du stjäl mina pengar med dessa olagliga avgifter", bara ökar problemet. Att bevisa stöld är mycket svårare än att be ett företag att ta ansvar för ett misstag och automatiskt sätta företaget på försvar.
Tydlig och kortfattad
Företagsägare, chefer och kundservice har inte tid att läsa en roman. Även om det är viktigt att se till att relevanta fakta överförs, håller läsaren engagemang för att hålla sakerna tydliga och koncisa. Tänk på klagomålet som en sammanfattning av ett vetenskapsexperiment; Det finns mycket information som går in i experimentet som kortfattat sammanfattas med en dragit slutsats i slutet. Ett klagomål gör detsamma för att sammanfatta fakta och ange det avslutade känslomässiga lidandet.
Ett exempel på hur du anger din ilska är, "Jag är säker på att du kan uppskatta den frustration som min familj upplevde när vi insåg vad som hände." Detta tillvägagångssätt strävar efter ett empatiskt svar snarare än en defensiv.
Begäran om åtgärd
Få människor skriver bara ett brev för att ventilera; Åtgärd och upplösning är vanligtvis slutmålen. Till exempel vill en anställd som har problem med nedsättande kommentarer från en medarbetare sannolikt se förändringar i företagspolicy och disciplinprotokoll. Ett exempel på en konsumentbrev kan vara när en hotellgäst felaktigt debiteras för olika bekvämligheter. en snabb återbetalning är det avsedda resultatet.
Dessa önskemål och begäran om åtgärd anges tydligt i slutet av huvuddelen strax innan stängningen. Vissa bokstäver anger också önskade resolutioner i början av brevet och sedan upprepar dem i slutet. Håll aktionsförfrågningar artiga och kortfattade som resten av brevet. Gör den önskade upplösningen klar så att läsaren förstår förväntningarna - det garanterar inte någonting, men det börjar samtalet.
Till exempel, "Baserat på de fakta som nämnts ovan, var vänlig uppge fullständig återbetalning av alla felaktiga avgifter inom de närmaste två arbetsdagarna." Läsaren vet vad du vill ha.
Hyfsad stängning och kontaktinformation
Stäng brevet genom att tacka läsaren för att ta sig tid att granska allt och förstå de berörda känslorna. Använd en standard stängning som "Tack" eller "Hälsningar" följt av ditt tryckta namn och kontaktinformation. Proofläs bokstaven för stavning och grammatikfel, och ta en ärlig titt på tonen för att säkerställa att den fortfarande är professionell.
Observera eventuella bilagor med bokstaven genom att skriva "Enclosures," under kontaktinformationen som skiljer de två blocken med ett linjeplacering. Relevanta bilagor inkluderar kvitton, korrespondens, bilder eller annat tryckt bevis som stöder ditt ärende.
