För att hantera konflikter på arbetsplatsen måste HR-avdelningar ha en formaliserad skriftlig policy som beskriver vad som anses vara olämpligt arbetsplatsbeteende och det är lättillgängligt för alla anställda. En politik för företagskonfliktlösning måste också fastställa tydliga rutiner för att undersöka bristande rapporter och disciplinåtgärder. Företag med svag konfliktpolitik på arbetsplatsen kan förlora begåvade och produktiva arbetare som helt enkelt letar efter en obehaglig medarbetare vars negativa beteenden blir okontrollerade.
Betydelsen av att formalisera konfliktpolitiken på arbetsplatsen
Att sammanställa ett detaljerat dokument för hänvisning till frontlinjeledare och anställda är i allmänhet ett verktyg för att framgångsrikt hantera konflikter på arbetsplatsen. Har en tydlig politik. såväl som ett system för rapportering av överträdelser och undersöker dem, säkerställer att ingen anställd "faller igenom sprickorna". När man har fastställt en omfattande konfliktutredning och upplösningspolitik måste mänskliga resurser ha befogenhet att vidta disciplinära åtgärder som grundar sig på överträdelser eller andra arbetare kommer att ignorera politiken. Företag som kämpar för att hitta en plats att börja när de utformar sin konfliktpolitik på arbetsplatsen bör överväga att anta en nolltoleranspolitik, vilket gör det klart för alla anställda att arbetsplatschikan är oacceptabel. Att ha en nolltoleranspolicy kan minska risken för att klagomålare gör oinformerade domsamtal.
HR: s roll i tvistlösning
Mänskliga resurser är den andra kontaktpunkten i en eventuell arbetsmarknadskonflikt, den första är en anställds direktledare - om inte konflikten är mellan arbetstagaren och handledaren. I ett stort företag kan det vara fördelaktigt att ha en tvistmäklare. Om en tvist är allvarlig att övervakare inte kan omedelbart lösa situationen kan båda motstridiga anställda hänvisas till en tvistmäklare specialist i personal. Personal bör tala separat med varje parti. inklusive båda parter i diskussionen kan generera skrämmande beteende, antingen verkliga eller uppfattas. Personalresursspecialisten avgör huruvida klagomålet motiverar en utredning eller ska skickas till en extern brottsbekämpande myndighet för granskning. En formell varning ska utfärdas till en anklagad anställd och en anteckning i sin fil, om framtida klagomål lämnas in mot honom. Personalansvarig bör inte avvisa klagomål helt enkelt för att de är svåra att undersöka. Vissa incidenter kan kräva utredning genom en internt specialist eller extern säkerhetskonsult enligt den överordnade personalansvariges bedömning.
När man ska konfrontera och när den ska förbli neutral
En personalansvarig som undersöker ett klagomål borde förbli neutralt tills ett bevis på överträdelsen kan verifieras med otillåtna bevis. Att få oåterkallelig bevisning kan kräva särskild utredning, till exempel att installera säkerhetskameror eller granska arbetsplatsens datoranvändning. Endast efter att ha bevisat att en anställd har fel i en interpersonell konflikt bör chefen eller personalansvarige vidta disciplinära åtgärder.
Konsekvenser av en policyöverträdelse
Den minst ostridiga form av disciplinåtgärd bör vara en skriftlig formell reprimand med klart definierade konsekvenser för upprepade överträdelser. När svåra överträdelser misstänks men inte bevisats kan mänskliga resurser avbryta en anställd i avvaktan på en undersökning. Även om anklagelserna visar sig vara falska kan det vara mindre dyrt att betala den avstängda arbetstagaren för hans stillestånd än att ignorera frågan och eventuellt möta en kostsam rättssak som lämnats av den lilla anställde. Mer allvarliga överträdelser, såsom fysiskt eller sexuellt övergrepp på arbetsplatsen, bör vara skäl för omedelbar uppsägning om det är bevisat. Att till exempel veta att trakasserier på arbetsplatsen kan leda till uppsägning kan vara en stark avskräckning mot olämpligt beteende.
