En förfrågan på förslag (RFP) är en kunds skriftliga uttalande som uttrycker ett företagsbehov och frågar hur du föreslår att hantera det behovet och hur mycket din tjänst eller produkt kommer att kosta. Att skapa en skiss innan du skriver svaret på klientens RFP hjälper till att säkerställa att alla projektkrav har tagits upp och ditt förslag överensstämmer med det dokumentformat som anges av RFP.
Föremål du behöver
-
Begäran om förslagsdokument
-
Ordbehandlingsapplikation
-
Skrivare
Läs noggrant kundens RFP så att du förstår helt och hållet förväntningarna. Förtydliga eventuella frågor snarare än senare. De flesta RFP: er anger en frågestund för svarande.
Skapa konturen i formatet och ordningen som definieras i RFP för att visa förmågan att följa anvisningar. Vissa RFP lämnar förslagets organisation upp till dig, medan andra har mycket detaljerade strukturella krav. Att ignorera eller missförstå dem är ett av de snabbaste sätten att få ditt förslag tappat från överväganden.
Använd romerska siffror (som I, II, III) för varje större sektion. Underavsnitt är indragna med stora bokstäver (t.ex. A, B, C). Sektioner under dessa betecknas med hjälp av siffror (som 1, 2, 3). Om en annan underavdelning krävs, använd små bokstäver (t.ex. a, b, c).
Den romerska siffran jag kan användas som översikt eller sammanfattning av RFP-svaret. Uttrycka omfattningen av tjänster och krav hos kunden i detta första avsnitt. Förklara hur projektet kommer att närma sig och varför detta tillvägagångssätt bäst motsvarar kundens behov. Fortsätt skriva rubriker och kategorier av projektet som presenteras av klienten med en kombination av romerska siffror, bokstäver och siffror.
Brainstormsvar på varje avsnitt och underavsnitt genom att skriva svar på varje kundkrav. För det första utkastet kan ord och fraser användas. Upprepa detta steg för alla sektioner.
Kombinera dina idéer och lägg till detaljerat innehåll för var och en av dem för att fullt ut ta itu med kundens behov. Ditt förslag kommer förmodligen att innehålla några av företagets "boilerplate" eller standard, återanvändbar text. Ange i din skiss där kedjeplattan kommer att användas och hur mycket det kommer att behöva ändras för denna specifika RFP. Missbruk inte panna eller använd den för att feta ditt förslag. Potentiella kunder uppskattar kortfattade, detaljerade och handlingsbara förslag.
tips
-
Flera utkast kan behöva utvecklas innan den sista RFP är utvecklad. Notera varje utkast med ett annat versionsnummer i filnamnet.
