Framgångsrika arkivhanteringssystem lagrar säkert poster och skapar en organisationsmetod för skapande, underhåll, användning och bortskaffande av poster. Skapandet och ständig uppdatering av riktlinjer för rekordhantering är avgörande för att upprätthålla systemets integritet. Med riktlinjer för informationskrav, inmatningsmetoder, lagringstider och säkerhetskopiering, säkerhetsbestämmelser och korrekt rapportering kan du skapa ett effektivt system för rekordhantering.
Information
Utveckla riktlinjer för vilken typ av information ditt företag vill och behöver lagra. Detta bör omfatta avtal, anställningsfiler, inkorporeringsdokument, kundrekord, regleringsuppgifter, finansiella poster och annan relevant information som är nödvändig av verksamheten. Kompilera denna lista genom att samråda med flera avdelningar för att säkerställa fullständighet och överensstämmelse med alla funktionella behov. Granska den slutliga listan med företagets juridiska rådgivare för att verifiera att information som behövs för att uppfylla lagliga skyldigheter ingår i dina lagringsriktlinjer för lagringsutrymme.
Inmatningsmetoder
Utarbeta en metod för rekordinmatning för varje posttyp. Rekord kan skrivas in manuellt, importeras från komplementära system eller inmatas via ett avsökningssystem. Dessa inmatningsmetoder bör vara pålitliga och säkra. För elektroniska utbyten sätta in redundanskontroller som säkerställer exakta överföringar. För manuell inmatning, initiera ett system för kvalitetskontroller för att säkerställa noggrannhet.
Lagring
Ange lagringstidslinjer för varje typ av post som inmatats i systemet. Tidslinjer bör ta hänsyn till lagliga skyldigheter, systemets begränsningar och funktionalitet. För sällsynt åtkomliga poster, överväga ett komplementärt lagringssystem som tillåter tillfällig åtkomst till poster. Dessa register kan komprimeras för att minimera lagringsbehov. Om du lagrar poster bort från ditt primära journalsystem kan du använda ofta använda poster snabbare. Dina riktlinjer för rekordhantering bör innehålla rutinmässiga backupprocedurer och helst dubbelt lagring av kritiska poster på plats.
säkerhet
En fördjupad säkerhetsplan är en viktig del av din rekordhanteringsplan. Grupprekord i säkerhetsklassificerbara grupper och tilldela säker, lösenordsskyddad åtkomst till rätt anställda grupper. Denna säkerhetsgranskning bör också gälla den som har tillgång till inmatningsdata, utföra underhåll och använda eller förstöra poster. Rutinmässigt granskar säkerhetsbefrielse för att säkerställa överensstämmelse med företags- och lagstadgade skyldigheter. Inkorporera säkerhetsbefrielse i nya arbetstagarprocedurer och uppsägda anställda förfaranden.
rapporter
Rutinmässig rapportering bör ingå i ditt skivhanteringssystem. Dessa rapporter bör innehålla listor över användare som har tillgång till känsliga data, eventuella ändringar i säkerhetsavstånd, felrapportering för ofullständiga poster och poster som är föremål för bortskaffande. Lägg till rapporter för alla kritiska dataområden.
