Även om vissa småföretagare hellre vill ha rodkanalkirurgi än att göra egen redovisning, är bokföring en oumbärlig del av att driva ett företag. Fördelarna med bokföring ligger i sin förmåga att berätta en numerisk historia om vad som händer i ditt företag - en som kan hjälpa dig att förbättra verksamheten, bli mer lönsam och hålla dig orolig med lokala och federala skattebyråer. Omfattande och exakt redovisning kan också hjälpa dig att göra ditt ärende med potentiella långivare och investerare när ditt företag söker finansiering.
tips
-
Fördelarna med att använda redovisning i affärer är kopplade till insikter som siffrorna ger. Dessa siffror hjälper dig att förstå vad som går bra och där det finns utrymme för förbättringar.
Vad är huvudmålen för redovisning?
Huvudsyftet med redovisning är att spåra företagets intäkter och utgifter. Intäkter är alla pengar som rinner in i ditt företag från försäljning av varor och tjänster och annan inkomst, till exempel ränteintäkter eller hyror eller royalties som samlas in. Utgifter är allt som din verksamhet köper för sin verksamhet och infrastruktur, såsom material, arbetskraft, hyra, leveranser, porto, försäkring, fordonsutgifter, professionella tjänster, reklam och utrustning.
Den information som din bokhållare eller revisor samlar om inkomster och utgifter går samman med redovisningshandlingar, vilket ger oumbärlig information om ditt företags finansiella ställning. Dessa rapporter hjälper dig att definiera dina styrkor och ta itu med dina svagheter. De ger dig också den information du behöver för skatterapportering.
Resultaträkningen är en sammanfattning av din bokföringsinformation om intäkter och utgifter. Det talar och listar alla dina inköp i relevanta kategorier, såsom hyra och lön, och listar sedan dessa belopp för att ge en översikt. På samma sätt sammanfattar den dina inkommande intäkter baserat på inkomstkällan, till exempel grossistförsäljning eller detaljhandel. Din vinst och förlust uttalande är viktigt eftersom det visar hur mycket du faktiskt har tjänat i slutet av dagen. Denna bottom-line-figur är beloppet kvar efter att ha subtraherat totala kostnader från totala intäkter.
En balansräkning är en ögonblicksbild av din totala ekonomiska ställning vid ett visst ögonblick. Det är viktigt eftersom det summerar din nettovärde. I balansräkningens tillgångssektion anges allt vad ditt företag äger, inklusive pengar till hands, pengar till dig genom kundfordringar, lager på hyllor och värdefulla långsiktiga inköp, till exempel stora delar av utrustning. Skulderavsnittet i din balansräkning innehåller allt du behöver, inklusive kort- och långfristiga lånebalanser och leverantörsskulder. Ditt företags nettovärde, baserat på informationen i balansräkningen, beräknas genom att du subtraherar dina totala skulder från dina totala tillgångar.
Ett kassaflöde eller kontantflöde pro forma är ett redovisningsverktyg som hjälper dig att förutsäga när du kommer att ha tillgänglig kapital och när du kommer att ha kassaflödesbrister. Utflödesdelen i redogörelsen listar alla dina förväntade inkommande pengar, fördelat per månad. Dessa pengar behöver inte nödvändigtvis komma från intäkter från försäljning av produkter eller tjänster. Det kan också innehålla kapital från lån eller investeringar. Utflödesdelen i kontoutdraget inkluderar alla dina förväntade utgående pengar, inklusive löneutgifter, materialkostnader, hyres- och försäkringsbetalningar. Dina förväntade utgifter omfattar inte bara avdragsgilla företagskostnader. Du kommer också att lista ut betalningar av lånets huvudstol, som inte är avdragsgilla och kommer inte att visas på din resultaträkning. Bottomlinjen i varje kolumn visar de utgående utgifterna subtraherade från inkommande kontanter, vilket indikerar hur mycket pengar du kan förvänta dig att ha tillgänglig i slutet av månaden.
Vad är syftet med en revisor?
Din revisors syfte är att sammanfatta din bokförares arbete genom att sammanställa ledgers i rapporter. Din revisor kan också fylla i dina skatteformulär och ge dig råd om det bästa sättet att spendera och spara pengar. Du kanske eller kanske inte behöver anställa en professionell revisor, beroende på din komfortnivå när du arbetar med siffror, komplexiteten i ditt företag och din skattesituation.
Bokförarens syfte är att ange kvitton och fakturor i en databas, stor bok eller ett kalkylblad så att du kan spåra utgifter och försäljning. De flesta bokföringssystemen datoriseras eftersom bokföringsprogram kan organisera och lägga till nummer snabbare och effektivt än manuella, handskrivna system. Men du behöver inte ett datorprogram för att göra ditt företags bokföring. Ett handskriven system som spårar försäljning och utgifter kommer också att ge den information du behöver.
Du kan göra din egen bokföring genom att hålla reda på intäkter och kostnader och spåra denna information på ett sätt som är användbart för dig och din revisor. Informationen ska vara lätt att läsa och förstå, och den ska korrekt återspegla din företags ekonomiska verksamhet. Din bokföringsinformation kommer att vara till hjälp för din revisor eftersom det ger den nödvändiga informationen för att sammanställa skatterapporter och lånedokument. Samma information kan vara användbar internt för att ge insikter om ditt företag, som att visa hur mycket av din inkomst som kommer från grossistförsäljning kontra detaljhandel och hur mycket du spenderar på material mot arbete.
Även om du anlitar en revisor och en bokförare för att organisera din ekonomiska information och förbereda dina skatteformulär, har du fortfarande bokföringsansvar som företagsägare. Du måste spara all information de behöver, till exempel de fakturor du skriver och de kvitton du får för företagsinköp du har gjort. Ju mer organiserade dessa dokument är när du tar dem till din bokförare och revisor, desto mindre måste du betala för sin tid. Det tar längre tid för en bokförare att organisera en skobox full av kvitton än att arbeta metodiskt genom en fil med pappersarbete som redan har sorterats efter datum eller med kreditkortskonto.
Vad är reglerna för redovisning?
Reglerna reglerar hur utgifter och intäkter ingår i ett system som debiteringar eller krediter. Dessa regler gäller dubbel bokföring, ett system som har varit i stor utsträckning sedan slutet av medeltiden. Dubbelregistreringssystem spårar inte bara dina inkomster och kostnader, de visar också hur pengar och tillgångar rör dig runt ditt företag. I ett dubbelinmatningssystem måste varje post som debiteras balanseras med motsvarande kredit och vice versa. Alternativet till dubbel bokföring är ett enkelttillgångssystem där du enkelt listar och räknar dina intäkter och kostnader utan inbyggda protokoll för att förena dessa poster med din faktiska ekonomiska situation.
När man arbetar med personliga konton ska en person som överför tillgångar till verksamheten krediteras, medan mottagaren eller verksamheten ska debiteras. Detta verkar kontraintuitivt eftersom fonderna har lämnat händerna på individen och överförts till företagets händer. Bokföringskonton beskriver dock inte alltid faktiska kontanta medel. Snarare hänvisar de till summor som är skyldiga eller ägda. När en person som en ägare överför pengar till ett företag, ökar denna transaktion eller krediter, kontot och representerar det belopp som verksamheten är skyldig till den personen. Samma överföring av pengar skapar en debitering för företagskontot eftersom, trots att kontanterna är tillgängliga och tillgängliga, är det nu skyldigt till den person som har tillhandahållit den.
När du hanterar reella konton, såsom fastigheter och maskiner, kräver reglerna för redovisning att du debiterar nya inköp och kreditobjekt som du har sålt eller på annat sätt tas ur drift. Anläggningen debiteras ursprungligen som en debet eftersom du har spenderat pengar för att förvärva den. Om du säljer det eller tar det ur drift efter att det har överlevt nyttjandeperioden tar du av debeten eller krediterar det konto som representerar vad du skylder på inköpet.
När ditt företag köper material eller betalar hyra, kräver reglerna för redovisning att du ska posta dessa transaktioner som debiteringar. Omvänt, när du säljer produkter eller tjänster behandlar ditt bokföringssystem dessa transaktioner som krediter. Inköp som kräver utgående medel minskar ditt företags kapital och de spåras därför som debiteringar. Intäkter och andra vinster, såsom inkommande hyresbetalningar, ökar företagets kapital, så de spåras som krediter.
Även om dessa regler för redovisning styr hur varje transaktion visas i ditt bokföringssystem, behöver du inte förstå och tillämpa dem om du inte gör inmatningar i ett dubbel bokföringssystem som inte är förprogrammerat för att organisera din information. Om du till exempel använder en handskriven bokföring som grund för ditt bokföringssystem måste du bestämma varje gång du gör en post om den transaktionen representerar en debet eller kredit och där motsvarande debit eller kredit kommer att visas. Om du använder bokföringsprogram, till exempel QuickBooks, visas dina kontroller, fakturor och försäljningskvitton automatiskt i rätt kredit- och betalkonto tillsammans med motsvarande debiteringar eller krediter.
Hur man använder redovisning i affärer
Fördelarna med redovisning handlar inte bara om en bra affärsstrategi, även om bokföringsinformation säkert hjälper dig att strategisera och planera. Inget företag kan överleva utan något slags redovisningssystem. Om ditt företag gör inköp och försäljning utan att spåra de belopp som du har köpt och sålt, kan du inte bestämma om du har tjänat vinst eller haft förlust i slutet av året. Du kommer inte veta hur mycket du är skyldig och hur mycket du äger, så du kommer inte att kunna bedöma hur mycket av dina inkommande pengar du kan dra tillbaka för personligt bruk och hur mycket du borde hålla på ditt företags bankkonto för kommande affärer kostnader.
Redovisningsinformation ger också värdefull insikt om företagets verksamhet. Det låter dig jämföra din försäljning i olika kategorier över tiden, till exempel titta på trender för olika produkter på försäljningsställen. Det ger dig verktyg och information för att se dina utgifter som andelar av dina intäkter för att se om dina marginaler är hållbara och hur företagets prestanda jämförs med konkurrenterna i din bransch. Ett kontantflöde proforma gör att du kan leta efter kapitalkällor innan du faktiskt behöver dem och planerar stora inköp för att motsvara årets tider när kontanter är rikliga. Att driva ett företag utan bokföringsinformation är att flyga ett plan utan radar.
Redovisning är också nödvändig för ditt företags överlevnad eftersom du är juridiskt skyldig att rapportera inkomst och betala skatt. Utan ett komplett och exakt bokföringssystem vet du inte hur mycket du har tjänat och spenderat, och du kommer inte få den information du behöver för att fylla i lokala, statliga och federala skatteformulär. Om ditt företag någonsin behöver finansiering, kommer dina låneansökningar nästan säkert att du ska inkludera bokslut från tidigare år och sannolikt prognoser för kommande perioder också.
