Medan snabb e-post och telefonsamtal är tillräckliga för många affärsändamål, finns det fortfarande några saker som måste hanteras med en bokstavs varaktighet och professionalism. Olika situationer kräver olika bokstäver, och det finns många olika anledningar att du kanske behöver skriva ett professionellt brev. Det kan vara till hjälp att bekanta dig med några av de vanligaste typerna av affärsbrev i förväg.
1. Beställ beställningsbrev
Som namnet antyder skrivs en beställningsbrev för att beställa varor. Dessa bokstäver är mycket vanliga, men de är också mycket formella och bör skrivas på ett mycket exakt och specifikt sätt, varför det kan vara till hjälp att leta upp en mall för dessa bokstäver innan du skriver en.
2. Introduktionsförsäljningsbrev
När du vill sälja produkter till en ny kund måste du presentera dig själv. Det här är väldigt lik det sätt du skulle presentera dig för någon på en fest, eftersom du vill göra ett bra första intryck i båda situationerna. Du vill visa din målkund för vilka produkter eller tjänster du erbjuder, hur dessa kan hjälpa dem och vad som gör ditt företag annorlunda än andra.
3. Cirkulärbrev Meddelanden
Ett cirkulär är så namngivet eftersom det cirkuleras till en stor publik. Med andra ord, medan de flesta brev är privat korrespondens mellan två eller flera parter, distribueras ett cirkulär till stora grupper samtidigt. Eftersom dessa är avsedda för många läsare, borde de skrivas för din målgruppsmedlem. Kom ihåg att också hålla dem generiska nog att vädja till alla som tar emot dem.
4. Letter of Acknowledgment
Dessa brev skickas endast för att bekräfta att ditt företag har fått ett företagsdokument eller paket. De fungerar huvudsakligen som kvitto och ska skickas så snart varan mottogs.
5. Uppföljningsbrev
Uppföljningsbrev kan skickas efter många typer av korrespondens. En arbetssökande kan skicka en uppföljning efter en intervju. En säljare kan skicka en en vecka eller två efter att ha skickat ett inledande försäljningsbrev. De kan skickas efter ett möte för att upprepa avtalen från båda parter. I huvudsak tjänar dessa bara för att påminna mottagaren av en tidigare kommunikation och att uppmana framsteg på nästa steg i förhållandet eller projektet.
6. Kundservice Apology Letters
I näringslivet går det ibland saker fel. Oavsett huruvida det var ditt företags fel och huruvida det kunde ha förhindrats, kan ett ursäkt brev gå långt för att göra en relation till en felaktig kund. Dessa bokstäver passerar ofta via juridisk avdelning för att säkerställa att företaget inte utsätter sig för juridiskt ansvar.
7. Brev av intresse
Medan intresseanmälningar oftast används av arbetssökande som informerar arbetsgivare om sitt intresse i en position hos företaget kan de också användas för att uttrycka att ditt företag är intresserad av att arbeta på ett visst projekt med ett annat företag eller ideell organisation.
8. Brev av kondolens
Om du sorgar förlusten av en anställd, en rival, en partner eller någon annan i din professionella cirkel, är det inte lätt att skriva, men det kan vara en berörande gest för de som mest påverkas av döden.
9. Arbetsmemorandum
Även om noteringar är ofta informella, är dessa interna kommunikationer som affärsbrev från en anställd till en annan. Noteringar kan skrivas på nästan vilket som helst ämne, allt från klädkodstillägg till allvarliga anställdas överträdelser.
10. Anmälningsbrev
Medan det alltid är trevligt att lovorda en anställd som går utöver dessa bör de vara reserverade för verkligt anmärkningsvärda handlingar, ju oftare de är uttömda, desto mindre menar de för dem som tar emot dem.
