Leverantörsrekord är viktiga dokument för en individ eller företag. Helst bör ditt företag genomföra ett lagrings- eller arkiveringssystem som gör det möjligt för ägare och annan personal att hämta inkomster och register för tillgångar och konton vid behov. Medan din verksamhet inte behöver hålla sina konton betalningsuppgifter permanent, bör den hålla dem under minst 10 år.
En årtionde av poster
Hur länge du ska behålla dina företagsrekord på fil beror på åtgärd, kostnad eller händelse dokumentet registrerar, enligt Internal Revenue Service. Dokument som hänför sig till transaktioner och betalningar bör hållas i minst 10 år, enligt Financial Web. Sådana handlingar inkluderar bankdeklarationer, kontrakt, leverantörsskulder och fordringar samt avbeställda kontroller.
Effektiva skivor
Den främsta anledningen till att hålla kontot betalningsuppgifter är om någon har en fråga om en försäljning eller ett gammalt kontrakt. I sådana fall måste du kunna hitta varor i samband med försäljningen eller kontraktet i god tid. Att ha tillgång till leverantörsskulder är också viktigt om en kund eller anställd stämmer överens med ditt företag.
Håll IRS Happy
IRS föreslår att du håller kvar på poster som stöder en inkomst eller avdrag på en avkastning till dess att tidsbegränsningarna för den avkastningen löper ut, vilket är den tidsperiod då du kan ändra din avkastning för att kräva en kredit eller återbetalning. Det innebär att du måste ha tillgång till kontokort tillgängliga så att du kan dokumentera vinst eller förlust vid försäljning eller bortskaffande av en tillgång för den tid som tillgången förblir i bruk. Därefter måste du behålla alla poster och kvitton som hänför sig till tillgången under ytterligare tre år, enligt QBalance.com.
Mer än inspelning
För att maximera utrymme och minimera eventuella förluster av register från brand, stöld eller förstörelse, kan ditt företag vilja gå papperslöst. Genom att överföra kontot betalningsuppgifter till ett elektroniskt arkiveringssystem kan ditt företag minska administrativa kostnader och personaltid. Programmen är tillgängliga online och lokalt på kontorsleveransbutiker. Avgifterna gäller och varierar mycket beroende på programmet. Automatiserade leverantörssystem tillhandahåller ofta elektroniska fakturering, betalningstjänster och online-spårning / rapportering.
