Hur man skriver ett brev som presenterar ditt företag

När ditt företag är det nya barnet i kvarteret, kan du inte bara lämna det till slump eller ord-till-mun-reklam som kunder, säljare och pressen börjar slå en väg till din dörr. Huruvida ditt introduktionsbrev levereras av brevbäraren eller via Internet, bör tonen vara en balans mellan varm tillförlitlighet och cool professionalism som gör att dina läsare vill driva en anslutning personligen och lära sig mer om vad du gör.

Föremål du behöver

Professionellt brevpapper
kuvert
Skrivare

Forskning din målgrupp och det mest kostnadseffektiva och ändamålsenliga sättet att nå dem, säger Kenneth Roman och Joel Raphaelson, författare till "Skrivning som fungerar, hur man kommunicerar effektivt i affärer." Ju mer du vet om din kärndemografiska utbildning, inkomst, livsstil och köpvanor, ju mer du kan skräddarsy text och grafik som kommer att resonera. Tänk på att metoden och tidpunkten för din leverans beror på om du meddelar dem om ett datumspecifikt tillfälle, till exempel en stor öppning eller rådgivning om spännande produkter och tjänster som de kan behöva i framtiden. När det gäller sistnämnda är det sannolikt att en kopia av brev har en längre hållbarhet än e-postkorrespondens.

Omhänder konsten att "hisstalet", föreslår Lena Claxton och Alison Woo, författare till "Hur man säger det: Marknadsföring med nya medier: En guide för att främja ditt lilla företag med hjälp av webbplatser, e-zines, bloggar och podcasts." Om du mötte en ny kund personligen refererar det till hur länge det tar dig att övertala dem under en hissresa. Tänk på att de flesta människor spenderar samma korta varaktighet och läser ett marknadsföringsbrev och bestämmer om innehållet är relevant för sina liv. Gör en lista över de tre viktigaste sakerna du vill att dina läsare ska komma undan med från ditt brev innan du börjar komponera den. Enligt Roman och Raphaelson är det viktigt att hålla ett tätt fokus och undvika information överbelastning. Om du försöker ge dina läsare mer än tre element att komma ihåg, kommer de sannolikt att sluta komma ihåg ingen av dem.

Börja ditt brev med en stark krok för att ta tag i dina läsares uppmärksamhet. Framgångsrika introduktionsbrev öppnas ofta med en fråga, en uppseendeväckande statistik eller en kort anekdot som uppmuntrar mottagaren att läsa mer. Exempel:

Vad händer om du kan tillfredsställa alla på din semesterlista till en total kostnad på mindre än 100 dollar?

Tjugoåtta procent av småföretagare som dig själv har fått sin identitet stulen och vet inte ens den.

När jag var 9, bodde vi ovanför en ostaffär och jag trodde att det skulle vara det största jobbet i världen att äga en. Tjugo år senare kan jag lyckligtvis bekräfta att det verkligen är. Med bara ett besök på ost, snälla tror jag att du också kommer att le.

Projekt en ton i din korrespondens som är lämplig och förenlig med verksamheten. Vad dina kunder läser i tryck ska vara vad de också kan förvänta sig av dig och dina anställda personligen. Inkorporera bulletpunkter för att uppmärksamma specifika intressanta platser om dig och ditt företag. Markera vad som skiljer ditt företag från tävlingen när det gäller unika produkter, lägre kostnader, säkerhetsfunktioner, användarvänlighet, garantier och tidsbesparande komponenter. Projektförtroende och skapa ett samtal till handling som att delta i ett öppet hus, ange ett möte, lösa in en kupong eller fylla i ett kort frågeformulär.

Upprätta någon som inte känner till ditt företag för att granska ditt brev för dess läsbarhet, organisation och innehållsintresse. Proofläs ditt material noggrant för att säkerställa att det är felfritt och att din kontaktinformation är klar.

tips

Jan Norman, författare till "Vad ingen någonsin berättar om att starta eget företag: Real-Life Start-Up Advice från 101 framgångsrika entreprenörer" rekommenderar att du använder opt-in e-post som ett enkelt sätt att bygga en kundlista. Ett brev som introducerar ditt företag får inte överstiga en sida även om det är tillåtet att inkludera visitkort, svarskort eller broschyr i samma post.