Företagsbokstäver avslutas ofta med införande av referensinitialer. Dessa initialer är utformade för att fungera som en hänvisning till författaren av brevet, signatorn och skrivaren. Många företag kräver att man använder referensinitialer på alla affärsbrev. andra gör det inte.
Placering
Den sista delen av ett företagsbrev är avsedd för referensinitialer. Dessa initialer placeras alltid längst ner på ett brev, två linjer under signaturblocket och justeras med vänstra marginalen. Det kan finnas en eller flera uppsättningar av referensinitialer.
detaljer
Dessa förkortningar används som referensändamål, så att förståelsen av initialerna är viktig för läsaren av brevet; det kan finnas en, två eller tre uppsättningar initialer. Signaturen för bokstävernas initialer placeras först, i alla stora bokstäver, följt av antingen ett snedstreck (/) eller ett kolon (:). Därefter skrivs författarens initialer, igen i alla stora bokstäver följt av en snedstreck eller kolon. Typsnittets initialer placeras alltid sist och bör vara små bokstäver.
Ändamål
Referensinitialer används som sätt att registrera vem som skrev undertecknat och skrivit ett dokument. Dessa initialer erbjuder ett sätt för företagen att undersöka frågor om brev som ett företag skickat. Om ett missförstånd uppstår inom ett brev kan läsaren upptäcka att den person som skrev brevet var annorlunda än den som skrev det Författaren kan ha missat viktiga delar av undertecknaren av brevet som önskas i dokumentet.
Element av affärsbrev
När ett företag skriver ett företagsbrev innehåller det vissa standardelement. De flesta företag skriver affärskort på sina brevpapper. Skrivaren skriver datumet, adressatens adress och hälsningen. Därefter skriver skrivaren brevets kropp, stängningen och innehåller ett signaturblock; Referensinitialer anses vara del av signaturblocket. Andra element som ofta ingår i affärsbrev är en referensrad, som anger syftet med brevet eller vad det är med avseende på eller en uppmärksamhetsledning som säkerställer att dokumentet når den rätta personen.
