Trots att alla möten inte behöver strängt följa "Roberts Order of Order", behöver de planeras i förväg och hålla sig till en bestämd agenda. Ett av de värsta sakerna som kan uppstå i ett möte är när ledaren förlorar kontrollen över deltagarna och diskussionerna går i flera riktningar. I sådana fall uppnås lite eller ingenting, och mötet slutar ett fullständigt slöseri med tid och ett märke mot sammankallaren.
Föremål du behöver
-
Dagordning
-
Pads av papper
-
pennor
-
Audiovisuella material och utrustning
Planera en specifik dagordning, även om endast ett objekt kommer att täckas. Ge riklig varning till vem som helst som ska ge en rapport. Dagordningen förklarar för alla varför mötet hålls och det ultimata syftet. Dagordningen bör också ha en tidsram, så de som deltar vet hur de ska planera resten av dagen.
Leverera skötare med en kopia av dokument som ska diskuteras flera dagar före mötet. Be dem att vara beredda att prata om rapporten och att komma med sina tankar och kommentarer. Du vill inte att någon läser papperet medan andra diskuterar det.
Utöka uppskattning till varje person som bidrar till mötet. Försök få insats från varje närvarande person och tacka var och en för hennes deltagande med en personlig kommentar.
Skicka var och en av de anställda en uppföljningsanteckning med de viktigaste punkterna som görs under hela mötet. Om det är ett formellt möte med anteckningar som tagits ska varje person ha dessa att granska innan nästa gång gruppen träffas.
tips
-
Låt inte en person komma sent till varje möte. Att vara sent en eller två gånger är okej, men varje gång visar fullständig respektlös respekt.
Varning
Om det ser ut som att mötet kommer att gå mer än tio minuter efter det att det har noterats på dagordningen, ta en omröstning om huruvida det ska fortsätta eller träffas igen.
