Det finns specifika saker som du kan kommunicera med andra personer i din affärsställe genom att använda minnesfördelning. Ett memo kommunicerar i allmänhet något viktigt för medarbetare och distribueras vanligtvis till minst mer än en person inom företaget. Ett memo kan också användas för att låta alla veta om något brådskande, till exempel förlorade filer. Förlorade filer kan påverka driften av verksamheten och arbetstagarna bör varna om problemet och hur de kan hjälpa så snart som möjligt.
Fyll i rubriken för memo om förlorade filer. Detta inkluderar en rad för datumet, ämnet, vem noteringen är till och vem den är från. Dessa rader är märkta "Datum", "Ämne", "Till" och "Från". Ämnet ska åtminstone säga "Lost Files" men kan också beskriva vilka filer som går förlorade.
Förklara problemet kort i första stycket direkt under rubriken. Detta bör definitivt inkludera vilka filer som är förlorade, till exempel filer för en specifik klient eller ett projekt. Det kan också innehålla hur du tror att filerna var förlorade, var de kan vara och hur brådskande det är att hitta dem.
Beskriv mer om problemet i nästa avsnitt. Få mer detaljerad information om de förlorade filerna vid denna tidpunkt. Du kan ge information om klienten eller projektet som filerna finns för eller mer information om hur filerna kan letas efter av anställda. Ange nu ett visst datum filerna måste hittas av.
Berätta mottagarna av noteringen exakt vad du vill att de ska göra i det sista avsnittet. Det här bör vara specifika åtgärdsposter, till exempel sök i databas X eller gå igenom alla dina personliga filer om du sparade de borttagna filerna på din företagsdator eller flash-enheter. Upprepa det datum som filerna måste hittas av.
Bevisa notatet. Se till att du inte inkluderade känslig information om de filer som det inte borde finnas en skriftlig post på. Se också till att du har formulerat vikten av att hitta de förlorade filerna tydligt.
