En sammanfattning kan följa alla typer av rapporter - det är helt enkelt en konsolidering av viktiga detaljer om din publik inte vill läsa igenom hela rapporten själv. Skillnaderna är i de finare detaljerna. Du måste finjustera standardformatet för att rymma ditt ämne och din publik. Om din publik är militären, varnar Strategic Marketing Group att marinen ensam producerar mer än 500 miljoner sidor dokumentation om året. Att hålla detta i åtanke bör vara din främsta oro eftersom personal kanske inte har mycket tid att spendera på dina sidor.
Organisera din information
Din första utmaning är att organisera informationen i din rapport så att du kan införliva de viktigaste delarna i ett mycket kortare dokument - din sammanfattning. Gå över hela rapporten och kasta ut den information du vill inkludera i din sammanfattning. Presentationsordningen ska likna hur informationen visas i själva rapporten. Inkludera rubriker i din sammanfattning som matchar eller kan enkelt kopplas till sektionerna i din rapport. Om din rapport inte lånar sig till rubriker kan du göra noteringar i din sammanfattning när du skriver den och guidar din läsare till var i den längre rapporten kan han hitta mer djupgående information. Du vill inte inkludera specifika data i din sammanfattning, men din läsare ska kunna hitta den om han vill veta mer.
Skriva sammanfattningen
Syftet med en sammanfattning är att så snabbt som möjligt förklara all den grundläggande informationen som läsaren behöver för att fatta ett beslut angående frågan du adresserar. Strukturera din sammanfattning så att den viktigaste informationen visas i början. Detta bör innehålla omnämnande av syftet och omfattningen av din rapport och eventuellt din slutsats också. Du kanske inte vill lämna din militära publik gissa tills din sammanfattning sista stycket. Beroende på innehållet i rapporten kan du följa med förfaranden som ska genomföras, forskning du har gjort, analys, alternativ och ditt slutgiltiga beslut. Håll dina stycken korta, högst sju eller åtta meningar, och ägna var och en till en del av din rapport. Håll dig inom tre sidor om du inte sammanfattar en teknisk rapport. I det här fallet kan din sammanfattning vara upp till 10 procent av sidorna i din rapport, men om det är så länge är det acceptabelt att skriva två separata sammanfattningar. Ju längre man kan hantera tekniska problem och en kortare sammanfattning av 3 sidor kan ge en överblick över hela rapporten. Hoppa inte fram och tillbaka mellan fortid, nutid och framtida tid - detta saktar ner läsbarheten.
Adressering av en militär målgrupp
Strategic Marketing Group rekommenderar att Army standardskrivstil kräver ett tydligt meddelande som främjar snabb läsning. Om din rapport innebär att du ställer in någon i någon av de väpnade styrkorna, behåll meningarna i din sammanfattning kortfattat och till den punkten. Undvik att ange åsikter, till exempel, "Jag tror att detta kommer att fungera eftersom X är lika med Z." Du kan släppa sex ord genom att helt enkelt säga "X är lika med Z", och lägg sedan fram dina viktigaste fakta och korrelera dem med dina förväntade resultat.
Ta försiktighetsåtgärder
Tänk på din läsare om du diskuterar militära frågor. Om du är medlem i väpnade styrkor och du skriver till en civil enhet, se till att du inte innehåller information som är konfidentiell eller som bryter mot säkerheten. Om du skriver din rapport och sammanfattning till din överordnade, kan båda passera genom andra händer innan du kommer till sitt skrivbord, så se till att alla inblandade är rensade för att läsa vad du har skrivit.
