Oavsett hur mycket pengar en grupp har i sina kuponger, letar efter sätt att spara pengar på händelserna ger god affärsförmåga - och ännu mer om den händelsen avser att samla in pengar till organisationen. Att hålla kostnaderna nere med smart, kreativ planering innebär ytterligare mötetid och prioritering istället för att hänga sig. Utbetalningen kan innebära mer pengar än vad du har tappat ut - eller åtminstone att undvika att börja nästa kvartal i rött på grund av en fest.
Planera framåt. Det bästa sättet att låsa priser och hitta bra erbjudanden kräver att du håller din evenemangskommitté tillsammans minst sex månader i förväg för att leta efter fynd. Att försöka kasta något ihop i sista minuten ger inget förhandlingsrum, vilket innebär att du betalar fullt pris för något du annars har fått till kostnad eller mindre.
Gör en budget och hålla fast vid det. När man gör saker billigt är målet att komma upp med ett fast nummer innan man börjar börja erbjuda gränser när brainstormingen börjar och låter en grupp prioritera var dessa dollar går.
Diskutera sätt att spara pengar direkt ut genom porten. Titta på alternativ som att begära en engagerad givare att erbjuda sitt hem till ett husparty eller byta volontärtid på lokalsamhället i utbyte mot fri användning av deras anläggning. Om en matlagningsskola finns i närheten, söker brevposter som söker studenter som vill prova sina nya kulinariska färdigheter för att tillgodose ditt evenemang eller fråga en professionell om du kan sänka kostnaderna genom att leverera din egen servitris eller bartender.
Forskning kostnaden för checklista objekt innan du begår en idé eller ett kontrakt. Hyreshallar, matfirmor, musiker, tryckkostnader och festfavörer lägger till snabbt. Innan du blir upphetsad av en viss anläggning eller ett band du vet, får du det låga priset på det faktiska priset.
Använd resurser till hands. Titta på din styrelse eller volontärbas för att hjälpa till med händelsen, vare sig du skriver ut och levererar flygblad för att spara utskriftskostnader eller be någon att donera eller erbjuda upp AV-utrustning för kvällens presentation. Att knacka in i din kärnbas kan skapa betydande besparingar.
Samarbeta med en annan likasinnade grupp för att vara värd för en händelse. Detta gör det inte bara möjligt att dela kostnader och uppgifter, utan också främja din händelse till en utökad publik och kan ge extra exponering.
Använda gratis nätverksmaterial. Medan kampanjer på nätet är snabba och enkla kan din grupp också använda samhälls bulletiner som erbjuds av radio, tv och tidningar. Skriv och distribuera pressmeddelanden till ditt evenemang och främja en vinkel som kan få ditt evenemang till en plats på de lokala nyheterna.
Anta inte att du kommer att få något för ingenting. Du kanske har den mest älskade ideella eller gemenskapsorganisationen i området, men det kommer inte nödvändigtvis att jämföra en fri tur för varor och tjänster. När du ber om rabatter eller donationer, erbjuda något i gengäld, till exempel ett upplyst omnämnande i alla kampanjmaterial, nyhetsbrevinbjudningar och synlighet vid evenemanget.
tips
-
Titta på dolda kostnader som extra hyresavgifter, sena avgifter eller tilläggsavgifter och gör ditt bästa för att faktorera dem eller undvika dem alla tillsammans.
