När man håller ett årligt strategiskt möte överskugg förberedelsen ofta det faktiska syftet med mötet. En del av förberedelsen innefattar att skapa dagordningen, bjuda in deltagare, skicka agendan och förbereda platsen. Men om mötet i sig inte rymmer brainstorming, beslutsfattande och planering skapar det kanske inte den innovation och strategiska excellens du vill ha. Medan platsen och organisationen är viktiga är det kvaliteten på ansikte mot ansikte kommunikation som ger resultat.
Bestäm mötesmål
Strategier täcker normalt företagets expansion, marknadsföring, produktlinjer, konkurrens och ekonomiskt engagemang. Strategiska planeringsmöten som helt enkelt rehash den gamla strategiska planen med din ledningsgrupp granskar inte planen för eventuell förbättring. Om ditt mål är att förbättra din strategi för det kommande året, starta mötet med en SWOT-analys av den nuvarande strategin. Om du leder mötet, var förberedd med en lista över problem och frågor som är utformade för att uppmuntra diskussion. Ta med artiklar, vitt papper och videopresentationer för att gnista kreativ tanke. Utmana deltagarna att ta upp obehagliga ämnen. Chefer vill ofta inte vara pinnen som står upp, för rädsla för att hamras ner.
Skapa din problemlista för vidare diskussion
En väckande SWOT-analys av det senaste årets strategiska plan och vad den producerade skulle leda till fler punkter för diskussion och resolution. Med hjälp av en whiteboard för att lista frågor eller problem som de uppstår kan du hålla din diskussion organiserad och på rätt spår. Som ledare fortsätt att utmana och ställa frågor. En inblandad diskussion är exakt vad du vill, men håll kontrollen över diskussionen och försök att leda den till en lösning och ett beslut. Breakout-sessioner kan producera innovativa lösningar, så tilldela deltagare till breakout-sessioner som handlar om enskilda nyckelämnen och få dem att rapportera slutsatser eller nya idéer när mötet återupptas.
Granska beslut och bekräfta
En anledning till att hålla strategiska planeringsmöten om två eller flera på varandra följande dagar är att ge deltagarna tid att bearbeta de upptagna idéerna. Det som verkar som en bra idé kan avslöjas vara ett misstag efter en sömn. När du har diskuterat den gamla strategiska planen och formulerat nya idéer, granska varje punkt eller beslut och ta en omröstning. Röstning förbinder cheferna att delta i att stödja besluten. Om det finns enighet på en punkt, överväga ytterligare diskussioner om hur man ändrar det så att alla kan komma överens.
Genomförande och uppföljning
Naturligtvis gör genomförandet och uppföljningen skillnaden mellan ett framgångsrikt möte och ett misslyckande. Det är så enkelt för cheferna att behålla status quo när de kommer tillbaka till sina avdelningar, att du aggressivt ska tilldela ansvar för genomförandet. Som ledare är det ditt ansvar att följa upp för att se till att cheferna fullt ut genomför de strategier och förändringar som utvecklats i ditt strategiska möte. Ställ in riktmärken och utvärderingar för att utvärdera hur den strategiska planen gynnar organisationen och huruvida den behöver revideras.
