Affärscenariot är nu projektbaserat. Projekt involverar tvärfunktionella lag, och mångfald av åsikt hjälper till i innovation. Syftet med många affärsprojekt är att möta och överträffa kundernas förväntningar. Integrerad projektledning är den nya affärsmantran, där projektledning är en integrerad process för genomförandet av den strategiska planen. Att förstå processen för en projektets livscykel är kritisk för alla arbetsområden, eftersom det betyder bättre effektivitet.
Projektdefinition
Företagen är ofta beroende av "projekt" för att tillgodose kundernas behov. Ett "projekt" skiljer sig från vardagliga rutinaktiviteter och långsiktiga "program" av vissa egenskaper. För att kunna kallas ett "projekt" bör en uppgift ha ett specifikt mål, bör vara en engångsinsats med en etablerad livslängd. Projekt har också prestandaspecifikationer och är begränsade av tid, pengar, arbetskraft och andra resurser. Varje projektets livscykel kännetecknas av fyra steg: det definierande stadiet, planeringsstadiet, genomförandefasen och leveransstadiet.
Projektledning
Projektledning är processen med planering, schemaläggning och kontroll av projekt. Flera faktorer har lett till ökad tonvikt på effektiv projektledning. Ökande global konkurrens har lett till komprimerade produktlivscykler. Företagen hanterar kortare "tid till marknad" produktutvecklingsscenarier. Kunskapsexplosionen med delade informationsnät och ökat kundfokus har bidragit till större komplexitet i projektens natur. Detta kräver en effektiv hantering av tvärfunktionella projektgrupper. Företagen utför också flera projekt samtidigt. Allokering av resurser och effektiv projektledning är därför av strategisk betydelse.
Planera
Planering i samband med ett projekt innebär att man tillhandahåller en färdplan för korrekt genomförande av projektet. Planeringsprocessen innefattar att definiera projektet, inklusive det föreslagna resultatet av projektet. Planeringsprocessen inbegriper också tydligt att definiera projektets mål och mål, specifikationerna för kvaliteten, budgeten och tidsberäkningarna och kontrollparametrarna. Kort sagt är planeringsstadiet ett steg att granska och bekräfta projektets mål och riktlinjer och lösa eventuella undermineringsproblem. Beredskapsinriktningar är också utformade under planeringsprocessen för att undvika fallgropar. Helst bör planeringsprocessen involvera alla gruppmedlemmar.
schemaläggning
Schemaläggningsprojekt innebär att projektet bryts ner till tydligt definierade enklare uppgifter. Detta kallas också "arbetsfördelningsstrukturen". Denna struktur gör att gruppmedlemmarna kan förstå ett komplext projekt när det gäller enkla uppnåeliga uppgifter. Schemaläggning innebär också att dessa uppgifter tilldelas relevant personal och fastställer tid, pengar och andra resursbegränsningar för varje uppgift. Om projektet till exempel ska ordna en konvention, skulle arbetsuppdelningsstrukturen innebära uppgifter som att boka en hall eller trycka broschyrer. Specifika personer tilldelas varje uppgift med tid, pengar och kvalitetsbegränsningar.
Kontrollera
Genomförandet av projektet innebär att man hanterar oväntade händelser. Samtidigt som man fastställer en tydlig plan och schemaläggningsprocess minimerar tvetydigheter, måste projektledningen hantera noggrann kontroll för att behålla tid, kvalitet och budgetbehov. Två delar av projektstyrningen innebär att man etablerar och uppnår tydligt definierade projektmilestrar och upprätthåller tydliga kommunikationslinjer. Milstolpar hjälper till att övervaka framstegen, och kommunikationen hjälper till att övervaka och förbättra lagarbete.
