Planering och schemaläggning går hand i hand. En plan är teorin eller detaljerna om hur något som ett projekt kommer att bli gjort. En plan används för att skapa en färdplan för att uppnå ett mål. Ett schema, när det är kopplat till en plan, är att tilldela tider och datum till specifika steg i planen.
Planera
En plan kräver ett resultat och är färdplanen för att komma från nuvarande till det framtida målet. Planer kan vara kortsiktiga eller långsiktiga. De involverar alltid detaljer och specifika steg som styr planen från början till slut. Planer bör alltid göra plats för oförutsedda händelser; till exempel om en del av planen är beroende av en extern faktor, bör planen redovisa en sådan händelse.
schemaläggning
Schemaläggning är processen att bestämma tider och datum för att uppnå specifika mål. Scheman, som planer, kan vara långsiktiga eller kortsiktiga. Ofta är kortsiktiga scheman mycket viktiga och kopplade till långsiktiga scheman. När man arbetar med ett organisatoriskt eller institutionellt schema är det viktigt att de olika aktörerna som arbetar med ett projekt samordnar sina scheman och får tillgång till varandras scheman för att säkerställa ett jämnt arbetsflöde.
Länka planer till scheman
Att ta en färdig plan och göra det till ett handlingsschema kan vara en mycket komplex uppgift beroende på projektets omfattning. Planerna måste vara mycket detaljerade och grundliga. Uppskattningarna måste vara korrekta vid bestämning av tidslinjer. Err på sidan av försiktighet. Underlåtenhet att ge en korrekt uppskattning kan leda till att hela schemat försenas.
Avvikelser och oförutsedda händelser
Varje planerad plan måste innehålla bestämmelser om oförutsedda avvikelser. Saker kommer upp, och planen måste ha en bestämmelse att hantera sådana händelser. Till exempel, om ett företag tillverkar en ny produkt och räknar med en extern leverantör för delar och den leverantören försenar leveransen, vad då? Planen måste ha en lösning för att hantera denna händelse. En lösning kan vara att arbeta med en annan fas i projektet som sparades för senare.
Teknologi
Storskalig projektledning kan vara svår att organisera, särskilt när man hanterar olika parter, anställda och resurser. Det finns några utmärkta program som Microsoft Project som stöd i denna process. Denna programvara kan hjälpa både i planering och schemaläggning samtidigt som projektet tillåter flexibilitet med ändringar som görs i flygningen, samtidigt som de samordnas med de som är involverade i projektet.
