Organisationer kan inte acceptera alla förslag som de mottar och måste därför skriva brev för att informera företag om att de vägrar sina förslag. Detta hanteras ofta via e-post. Företaget vägrar förslagen skapar ett brev och skickar det till lämpliga företag. När ett företag skriver ett vägran, måste det överväga flera viktiga punkter, bland annat att hålla bokstäverna diplomatiska, uppriktiga och korta.
Använd en ämnesrad. När du skriver ett e-postmeddelande finns det ett alternativ att fylla i ett ämne på ämnesraden. När du skriver ett förslag om vägran, använd ämnesraden för att informera personen om vad e-posten gäller. Det behöver inte innehålla orden "Förslag Avslag" men kan ange något som "Som svar på ditt förslag".
Håll formateringen enkel. Använd inte fina teckensnitt eller någon form av speciell formatering. Använd standardformateringen som de flesta e-postmeddelanden har och håll orden i spol med vänstra marginalen.
Adressera e-postadressen. Börja med e-postadressen genom att adressera den till den kontaktperson som skrev det ursprungliga förslaget. Om det inte finns någon särskild kontaktperson som anges på förslaget, adressera den till företagets personalavdelning.
Ange syftet med e-postmeddelandet. Var tydlig, direkt och diplomatisk när du börjar brevet. Informera läsaren om att du skriver detta brev för att beklaga honom att ditt företag vägrar det förslag som lämnades av honom eller hans företag. Var noga med att inkludera ditt företags namn och syftet med det ursprungliga förslaget.
Inkludera en anledning. Ett vägran ska vara uppriktigt och uppriktigt. På grund av detta inkluderar de flesta företag en anledning som förklarar varför de vägrar förslaget. Orsakerna varierar för förslagsavslag, men är vanligen kopplade till kostnader.
Ge positiva önskemål till läsaren.Informera läsaren om att du önskar honom och hans verksamhet väl i framtiden och bjuda in honom att erbjuda förslag till framtida projekt som ditt företag kan ha.
Skriv brevet. I slutet av e-postmeddelandet skriver du brevet "Med vänliga hälsningar" följt av ditt namn och din titel.
tips
-
Var alltid säker på att korrekturläsa företagsbrev innan du skickar dem. Säg inte negativa saker om företaget, istället försöka hålla brevet positivt.
