Att skriva ett kontraktsförslag kräver att du sammanställer en övertygande berättelse som förklarar varför ditt företag passar bäst för det arbete som en offentlig myndighet söker eller det konsultprojekt som begärs av ett privat företag. Eftersom de offentliga sektorns förslag är de mest utmanande att skriva, och ofta det mest tidskrävande att konstruera, om du vet hur man skriver ett vinnande kontraktsförslag till regeringen, är det en bit kaka att skriva ett för privat sektor.
Hur man skriver ett kontraktsförslag
Genom att granska hjälpsökta listor för förslagskritiker på alla online-jobbkort visas att den färdighet som du använder för att skapa ett vinnande förslag är en mycket värdefull. Men att kunna skriva vinnande kontraktsförslag tar mer än bara bra skrivförmåga och styrning av det engelska språket. Fantastiskt skrivna kontraktsförslag kräver en lagarbete och en tydlig förståelse för företagets tjänster eller produkter, kontrakt och förvärvsprocesser och prissättning. Att dra ihop ett kontraktsförslag kan ta veckor och tom månader med planering, strategi och forskning. Kontraktsförslagskrivning är inte ett engångsjobb. Många organisationer har "fångstlag" på plats som en förlängning av affärsutvecklingsdelen av företaget.
När företag använder ett kontraktsförslag
Många företag som tillhandahåller tjänster eller produkter till myndigheter använder kontraktsförslag som ett medel för att skaffa sig verksamhet inom den offentliga sektorn. Det finns användningsområden för kontraktsförslag inom den privata sektorn, men förslagen till privat sektor är ofta mindre komplexa och strukturerade än förslag skrivna för statliga uppdragsgivare och förvärvsansvariga. Om du ska skriva kontraktsförslag till din organisation är det en bra idé att lära dig mer om regeringens fokuserade förslag på grund av den unika strukturen i regeringens uppmaningar och kraven på att göra affärer med offentliga myndigheter. Om du vet hur man skriver ett vinnande kontraktsförslag till den federala regeringen, är det exempelvis lätt att skriva en som kommer att vinna din organisationsverksamhet i den privata sektorn.
Förvärvsprocessen
U.S. General Services Administration publicerar Federal Acquisition Regulations (FAR). FAR är en 2000-sidig sidbok som innehåller allt du någonsin ville veta om federala regeringsförvärvsprocesser och regler. Amazon bär också boken och Cliffs-Notes-esque versioner, men du kan ladda ner den från regeringens webbplats och vet att du får alla uppdaterade revisioner och ändringar. Bli bekant med FAR och det kommer att svara på många frågor du har om att skriva ett kontraktsförslag. Som ett minimum får du en bättre förståelse för hur och varför regeringen kräver sådana detaljerade svar på sina förfrågningar om produkter och tjänster.
Regeringsförvärvsprocessen börjar ofta med en uppmaning. En uppmaning är ett dokument tillgängligt för allmänheten som innehåller information om det organ som kräver tjänsterna eller produkterna. Anmälan innehåller detaljer om typ av tjänst eller produkt och hur regeringen vill att tjänsten eller produkten levereras. Det anger också villkoren för förvaltningen av leverantörs-agenturförhållandet. Vid regeringens uppmaning kallas du "Entreprenör" eller "Leverantör". I vissa fall utfärdar regeringen en begäran om information (RFI) som föregår offentliggörandet av uppmaningen. Syftet med en RFI är att identifiera de typer av företag som kan tillhandahålla den tjänst eller produkt som regeringen önskar. Att svara på en RFI tar lite arbete, men inte nästan den ansträngning som krävs för att svara på regeringens uppmaning.
Det finns några olika typer av ansökningar: Förfrågan om förslag (RFP), Offertförfrågan (RFQ) och Inbjudan till bud (ITB). Nyanserna bland dessa uppdragstyper bestämmer hur du strukturerar ditt kontraktsförslag. En RFP kräver vanligtvis att du presenterar ditt företags idéer och tillvägagångssätt på ett mycket detaljerat och övertygande sätt som visar hur du kan lösa problemet som regeringen har beskrivit i RFP.
När en myndighet till exempel släpper ut en RFP som anger behovet av ledarskapsutbildning och ledarskapsutvecklingstjänster för statliga ledare, bör ditt kontraktsförslag beskriva företagets ledande coachingtjänster. dina tränare och konsulter sakkunskap och kvalifikationer; teorier som dina tränare är beroende av i sina coaching-sessioner och processen du använder för att se till att regeringens chefer får ut det mesta av coaching-engagemanget. Du bör också tillhandahålla detaljer om ditt företags kvalitetssäkringssteg, samt hur du föreslår att hantera coaching-engagemanget genom regelbunden rapportering, registrering och fördelning av resurser.
Vem skriver ett kontraktsförslag till ett företag?
Montera ditt upptagsteam innan du lägger penna på papper eller sätter dig ner på din dator. Generellt sett finns det inte bara en person som skriver kontraktsförslaget, förslaget är en lagarbete. Det är ett samarbetsföretag som involverar talang och expertis hos ett antal personer på fångstlaget. Varje person på fångstlaget har en roll i förslaget att skriva. Med hjälp av ovanstående exempel, om ditt företag redan är verksamt med att tillhandahålla exekutiva coaching-tjänster, är de personer som sannolikt kommer att lägga till värde för upptagningsgruppen verkställande coaching-projektledare, kontraktsadministratör, förslagsskrivare, revisor eller affärsförare och företagets president. Presidenten kommer att övervaka processen och skriva ut på kontraktsförslaget när det lämnas till regeringen. Företagspresidenten eller hennes designee är involverad i förslaget skrivande och inlämningsstadium eftersom de har behörighet att utfärda bindande handlingar.
Under hela förslagets skrivprocess bör ditt fånglag ha regelbundna möten. Under dessa möten diskuterar du strategi, tillvägagångssätt, ny intel och framsteg. Fångstgruppsledaren kan vara en affärsutvecklingsexpert som ansvarar för logistiken vid sammansättningen av kontraktsförslaget. Alternativt kan ledaren vara någon som företagsledaren utser sig som ledare eller en mer erfaren person som helt enkelt tar ansvar för att leda laget. Att ha regelbundna möten med ditt fångstlag kommer att se till att ditt kontraktsförslag är på spår och att du uppfyller deadline för inlämning av ditt slutliga förslag. Det kommer att finnas många recensioner, redlining och diskussioner om förslaget - det är en enorm insats, även för små kontrakt.
Hur man vinner ett kontraktsförslag
Ditt mål är att vinna en kontraktspris - inte vinna ett kontraktsförslag. Men det som är viktigt är innehållets innehåll och övertygande natur, inte semantik. Det första steget i att skriva ett vinnande kontraktsförslag är att undersöka den byrå som utfärdade uppmaningen. Vissa företag ger information om statliga myndigheter; Varje medlem i ditt fångstlag ska dock bidra med all information som de har om byrån. Om din projektledare exempelvis har information om byråns strategiska inriktning från tidigare ledarskapsarbete, kan det vara användbart att beskriva resultaten av ett coaching-engagemang med den här byråen. Eller om din affärsansvarig har granskat kongressanslagen till den begärande myndigheten, är det användbart för att bestämma prissättningen som följer med ditt kontraktsförslag.
Att skriva ett vinnande kontraktsförslag kräver ett metodiskt och systematiskt tillvägagångssätt för att svara på regeringens uppmaning. Först gör din forskning. Om du inte är bekant med byrån studerar du webbplatsen för att förstå uppdraget, visionen och kärnprinciperna. Inkorporera dessa saker i ditt förslag och, om de är kongruenta med ditt företags uppdrag, vision och kärnprinciper, desto bättre. Rita de parallellerna, så regeringens förslagsperspektiv ser anpassningen till ditt företag. Det är ett viktigt strategiskt tillvägagångssätt för att skapa en likadan slags koppling till byrån.
Studera uppmaningen så att du förstår vad byrån vill och försonar den tid och ansträngning som krävs för att svara på uppmaningen. Om du skickar ett förslag till ett stort projekt där du absolut inte har någon tidigare prestation eller erfarenhet inom området, måste du antingen vidarebefordra denna uppmaning eller skriva ett exceptionellt övertygande förslag som fullständigt beskriver dina möjligheter i det serviceområde som det statliga organet kräver. Gör din forskning på tävlingen också. Federal myndigheter är skyldiga att publicera sina ansökningar på Federal Business Opportunities hemsida - FedBizOpps, för korta (fbo.gov). Under fliken "Interesserade leverantörer" på uppdragsinfordran hittar du en lista över potentiella entreprenörer och leverantörer. Alla företag som listas under den fliken får inte lämna in kontraktsförslag. Det är dock en bra början att förstå vem som är din tävling.
Kontraktsförslag Sample Letter
En av de viktigaste stegen i att lämna in ett vinnande kontraktsförslag är att beställa komponenterna i ditt förslag. För många företagsrapporter konstrueras en sammanfattning först efter att "köttet" i rapporten har slutförts. Samma övning är en klok för att bygga upp kontraktsförslaget. Tänk på kontraktsförslagets brev som en sammanfattning - utarbeta ett utkast till uttalande som du använder för alla dina kontraktsförslag, men spara förfining för det sista steget i skrivandet av ditt kontraktsförslag.
De flesta kontraktsförslag till regeringen överförs elektroniskt. Därför är ett sammandragsobjekt för kontraktsförslag enbart ett överföringsmeddelande som säger något som "ABC Consulting är glatt att skicka in bifogade svar på RFP # 0000, vilket inkluderar ABC: s tekniska tillvägagångssätt, pris och återupptagning för nyckelpersoner. Vänligen bekräfta mottagandet av detta överföring." Anledningen till att du vill bekräfta mottagandet är att du har bevis på att du har lämnat in förslaget senast inom tidsfristen. Med detta sagt införandet av ett vinnande kontraktsförslag är det mer av ett förslagsbrev än sändningsemailen.Den första delen av ditt kontraktsförslag bör innehålla bakgrundsinformation om ditt företag, de tjänster som ditt företag tillhandahåller och kortfattat ange varför du är en kvalificerad entreprenör eller leverantör. Här är ett exempel introduktion som fungerar som ett kontrakt förslag brev:
ABC Consulting (ABC) är ett ekonomiskt missgynnat, kvinnligt ägt litet företag (EDWOSB) med affärsuppdraget att erbjuda överlägsen kundcentrerade lösningar, flexibilitet och innovation. Vi arbetar med våra kunder för att bedöma sina centrala mål och leverera kostnadseffektiva, effektiva och resultatorienterade lösningar. ABC: s ledningsgrupp har över 150 års samlad erfarenhet av ledning fokuserad på de unika aspekterna av federala kontrakt. Med vår kombinerade juridiska och programhanteringserfarenhet erbjuder ABC branschkunskap med praktisk erfarenhet och kunskap till våra federala regeringskunder.
ABC har upplevt enorm tillväxt de senaste åren och realiserat en genomsnittlig tillväxt på 25 procent per år. Vi tilldelar vår explosiva tillväxt till vårt obesvarade engagemang för kvalitet. Vi använder branschens bästa praxis för att hantera både små och komplexa projekt. Våra kvalitetssäkringsmetoder inkluderar analyser för att 1) definiera förvaltningsstrategier och programmål i kvantifierbara mätbara villkor, 2) implementera system och förfaranden för att övervaka systemets prestanda mot specifika mål och 3) säkerställa resultatåterkoppling kommuniceras med programhantering och personal för att förbättra planeringen och tillämpa lärdomar. Vi förstärker våra kvalitetsmetoder med riskhanteringslösningar för att minska sannolikheten och effekterna av fel genom professionella riskresponssystem.
Vår företagsinfrastruktur är utformad för att leverera högkvalitativa tjänster till vår snabbt växande affärsbas. Vårt ledande ledarskap fungerar som ett övergripande stöd till vår programpersonal och inte som typiska "chefer" som dikterar förfaranden, processer eller företagspolitik. ABC: s ledande befattningshavare fungerar som en grund för att tillhandahålla övergripande företagsstöd och resurser till programansvariga som direkt stöder våra kunder. Vi förstår våra kunders behov och prioriteringar och hanterar våra resurser för att stödja sina mål.
Vi kommer att utnyttja våra tidigare framgångar, expertis och bästa praxis för att tillhandahålla sätta in byråns namn från regeringens uppmaning med olika organisationsutvecklingsinitiativ. De organisatoriska utvecklingsinitiativen vi utformar förbättrar individ- och lagprestanda. Utfallet av våra initiativ kommer att öka medarbetarnas engagemang genom effektiv kommunikation, samarbete och konsensusbyggande. ABC Consulting har bakgrund, utbildning, kvalifikationer och yrkesverksamma för att framgångsrikt kunna leverera det brett utbud av humankapitaltjänster som krävs enligt Prestationsarbetet (PWS).
