Prestationsbedömningssystem hjälper organisationer att motivera sina anställningsbeslut. Systemet kan bestå av mer än bara en årlig prestandaöversikt. Ett robust bedömningssystem kan innehålla en årlig granskning samt spotbelöningar, commendations och disciplinära processer. Syftet med ett grundläggande prestationsbedömningssystem är att erkänna och bibehålla stark prestanda och motivera medarbetare att förbättra på områden där deras arbetsprestanda inte uppfyller företagets standarder.
tips
-
Ett prestationsutvärderingssystem erkänner och belönar anställda som uppfyller eller överträffar företagets förväntningar. Prestationsbedömningssystemen identifierar också områden där marginella anställda kan förbättra sina kunskaper och kunskaper.
Prestationsbedömningsmål
Organisationer använder prestationsbedömningar för att fatta anställningsbeslut som hjälper företaget att uppnå ett antal mål. Prestationsbedömningar är användbara för att hjälpa arbetsgivare att bestämma om man ska räkna med den nya medarbetaren på lång sikt eller om man ska öka arbetstagarens lön. Dessutom kan prestationsbedömningsprocessen vara särskilt användbart för att bestämma en anställds potential för ökat ansvar, högre arbetsuppgifter eller en befordran. Arbetstransporter, omplaceringar eller nedläggningar är andra anställningsbeslut som kan baseras på en anställdas prestationsbedömning.
När en anställd befinner sig i de tidiga stadierna av sin tjänstgöring i företaget kan företaget använda en bedömning för att avgöra om jobbet passar bra för sina färdigheter och kvalifikationer. För nyanställda arbetstagare kan denna bedömning ske från 60 dagar till sex månader från anställdens startdatum. Den längre perioden (sex månader) ger arbetsgivaren tillräckligt med tid för att följa medarbetarens prestation av praktiskt taget alla tilldelade arbetsuppgifter och ansvar. Det ger också tillräckligt med tid för att avgöra om det finns en kulturell passform när det gäller hur väl den nya medarbetaren bygger arbetsförhållanden genom att komma överens med sina kamrater, kollegor och handledare.
Baserat på hur höga (eller låga) poängen är på en prestationsbedömning kan anställda som utför exceptionellt i sina jobb få lönehöjningar eller bonusar. Till exempel kan företag som belönar arbetstagare med prestationsbaserade bonusar använda utvärderingsmetoden för att bestämma hur generösa företaget kommer att vara när bonustiden kommer. På samma sätt, om det finns en lönökningsskala på plats, skulle anställda som bara uppfyller företagets prestationsstandarder få den lägsta procentuella löneökningen, medan anställda vars prestation är utestående skulle få den högsta löneökningen eller de kan få ett årsskifte bonus som belönar dem för utmärkt prestanda.
Sysselsättningsbeslut som överföringar och omplaceringar kan bero på hur bra medarbetaren är i sitt nuvarande jobb. Till exempel kan en anställd vars prestation är medelmåttig för arbete i en klientläge kunna visa mycket bättre prestanda i en roll som inte kräver interaktion med företagets kunder. Specifikt kan en försäljningsrepresentant som tycker det är utmanande att odla relationer med kunder kan fungera bättre i en roll bakom kulisserna där hon inte är skyldig att interagera med kunder. Den här typen av sysselsättningsbeslut kan stödjas av en prestationsbedömning som visar att hon får lägre resultat när det gäller att utveckla relationer men visar höga detaljorienterade uppgifter som inte kräver konstant interaktion med kunder eller kunder.
Prestationsbedömningar används ofta för utvecklingsändamål, till exempel att ge utbildning eller vägledning om hur man förbättrar arbetstagarens arbetsförmåga eller att hjälpa medarbetaren att förvärva nya färdigheter. Om prestationsbedömningar endast innehåller numeriska poäng eller inkludera handledarens feedback i ett berättande format, är översynen en utmärkt källa till information.Den informationen kan användas för att bestämma vilken typ av utbildning som krävs för att hjälpa medarbetaren att förbättra sina prestations- eller yrkesutvecklingsalternativ som hjälper till att förbereda henne för framtida ledarroller. För höga potentiella medarbetare är det ofta motiverat att genomföra starka arbetsprestationer som dokumenteras i årliga utvärderingar för att fatta beslut om marknadsföring.
Ett annat prestationsbedömningsmål har att göra med motivation. Anställda som får beröm och erkännande för ett bra jobbat jobb är ofta motiverade för att upprätthålla eller till och med förbättra sina jobbprestationer. Medan en lönehöjning kan vara en motivator för vissa arbetstagare, erkännande som en handledare betygsätter sin tekniska expertis som "utestående" är inspirationen andra medarbetare uppskattar mer än en löneökning om 3 procent.
Prestationsbedömningsmetoder
Det finns flera populära prestationsbedömningar eller granskningsmetoder. Att välja den bästa metoden beror på faktorer som nivåer och positioner inom din organisation, övervaknings- och ledningskompetens och vilken typ av arbetsuppgifter och uppgifter dina anställda utför. Om du till exempel är handledare i en produktionsanläggning är en produktionsbaserad bedömning idealisk för anställdas arbetsuppgifter. En produktionsbaserad bedömning använder vanligtvis en numerisk skala som mäter medarbetarutgång. Anställda vars produktion inte uppfyller dina minimikvantitetsstandarder eller anställda vars produktion inte uppfyller dina kvalitetsstandarder kommer sannolikt att få en lågpresterande bedömningsrapport eller poäng.
Flera av de vanliga typerna av prestandautvärderingar inkluderar målstyrning, grafiska betygsskalor, flerårig feedback och tvångsrankning. Vilken du väljer för dina anställda beror på arbetsfunktionerna, positionen eller rankningen och om du vill att dina anställda ska slutföra en självbedömning eller medarbetare för att ge feedback.
Målstyrning eller MBO, utvärderingar innehåller specifika prestationsbedömningsmål som chefen och chefernas chefer har arbetat tillsammans för att identifiera för genomförandet under granskningsperioden. Under utvärderingsdiskussionen granskar chefen och handledaren varje mål, de åtgärder som den anställde tog för att uppnå varje och om målet har fullgjorts. Om chefen misslyckades med att uppnå ett mål diskuterar de vanligtvis hur långt ledaren är i att nå det målet och hinder som kan ha hindrat henne från 100 procent slutförd. För de mål som chefen har uppnått, märker medarbetaren att dessa prestationer slutfördes och lägger till kommentarer som beskriver de åtgärdssteg som hon tog för att uppnå dem. Hon kan också lägga till några utmaningar hon stött på när hon arbetade mot det målet. Kommentarer som detta kan vara användbara på vägen om hon har tilldelats liknande mål, eller de kan vara användbara för sin handledare för att bestämma om målet verkligen kunde uppnås. En övergripande bedömning av den slutförda MBO kan avgöra om målen var lämpliga för arbetstagarens färdighetsnivå eller erfarenhetsnivå.
Grafiska betygsskala är ofta den enklaste och mest ändamålsenliga utvärderingsmetoden för utvärdering av anställdas arbetsprestanda. Det finns emellertid en potential för subjektivitet att skingra resultaten, baserat på handledarens uppfattning och betyg. Denna prestationsbedömningsformulär innehåller medarbetarens egenskaper och arbetsstilar samt en betygsskala (till exempel en skala från 1 till 5, varav 5 är utmärkta). Alternativt kan betygsskalaen sträcka sig från "fattig" till "acceptabel" till "utmärkt". Handledaren tar hänsyn till varje egenskap eller kvalifikation. Om företaget vill ha feedback från den anställde kan det finnas en annan kolumn för den anställde att ge en självbedömning. En av utmaningarna för att inbjuda medarbetarnas återkoppling är att förena potentiellt avstånd i betygen. Till exempel kan arbetstagaren bedöma sin organisatoriska kompetens som utmärkt, medan handledaren tycker att hennes prestation är bara acceptabel. Inklusive särskilda arbetsuppgifter för betyg är ett sätt att eliminera den subjektiva karaktären hos denna typ av prestationsbedömning. Genom att helt enkelt lägga till faktorer som "vänder sig till tilldelat arbete i tid och utan fel" eller "arbetar tillsammans med gruppmedlemmar till avslutade tilldelade uppgifter" kan du styra hur mycket subjektivitet handledaren ger när du fyller i denna typ av bedömning.
Multi-rater feedback - vanligtvis 360 grader utvärderingar - begära feedback från medarbetarens handledare, kamrater och direkta rapporter. Denna typ av bedömning bedömer sedan arbetstagarens prestation ur tre olika perspektiv och det är särskilt användbart för överordnade handledare som rutinmässigt arbetar med en chef som de rapporterar, kamrater med vilka de samarbetar och anställda som de övervakar. Fördelen med 360-graders utvärderingar är att de identifierar områden för förbättring och naturligtvis framhäver områden där medarbetaren utmärker sig. Det är viktigt att samla feedback från flera utvärderare för att en utvärdering av denna typ ska vara verkligt effektiv. Till exempel, om handledaren bara har en direktrapport, är det uppenbart vad den underordnade värderingen är och bara vet hur den underordnade bedömaren handledaren kan göra för ett besvärligt arbetsförhållande. Därför är det klokt att ha minst tre röstare i varje kategori: minst tre kamrater och tre direkta rapporter.
Den tvingade rankningsprestationsbedömningsmetoden publicerades av General Electric, VD, Jack Welch. Med hjälp av denna metod rangordnar cheferna anställda i tre grupper: de högsta 20 procenten av arbetarna, mitten 70 procent och botten 10 procent. Ofta kallad "rank and yank" -metoden betyder det att chefer anser att de 10 procent av arbetarna som anställda är anställda som verkligen inte är nödvändiga. De kan avslutas eftersom deras prestanda är långt ifrån företagets standarder. De mitten av 70 procent får behålla sina jobb, men de får också coachning, träning och professionell utveckling som förhoppningsvis kommer att motivera dem att sträva efter att bli med de 20 procent av de anställda eller åtminstone inte falla i botten 10 procent vid den tidpunkt då nästa prestationsbedömning kommer runt. De översta 20 procenten är superstjärnor och uppenbarligen är så värdefulla för företaget att de inte bara får behålla sina jobb, men de belönas för exemplifierande prestanda med lönehöjningar, bonusar eller båda. (Medarbetare i mellanklassen kan också få lönehöjningar och bonusar, men inte lika generösa som de bästa artisterna). Denna typ av prestationsbedömningsmetod kräver mycket arbete för att förbereda anställda för denna typ av granskning och det krävs att träningsövervakare hindrar dem från att slumpmässigt eller godtyckligt rangordna medarbetare utifrån allt annat än deras arbetsprestanda.
Prestationsbedömningsrapport
En skriftlig prestationsbedömningsrapport är viktig av två kritiska skäl. För det första, eftersom prestationsbedömningar i allmänhet används för att göra sådana anställningsbeslut som lönehöjningar, kampanjer, demotioner, bonusar och arbetsuppgifter eller överföringar, bör du ha dokumentation som stöder dina beslut. För det andra har varje anställd rätt att få en kopia (eller elektronisk kopia om du kör en papperslös operation) av utvärderingen för hans personliga filer.
När du genomför diskussionen om prestationsbedömning, presentera arbetstagaren med sin kopia och granska den i ett möte när det är möjligt. Prestationsbedömningsprocessen är effektivast om du har diskussionen i ett privat kontor eller konferensrum, helst en neutral plats för både handledaren och medarbetaren. Sekretess är viktigast när du diskuterar en anställdes prestation, särskilt om prestationsbedömningen tar upp känsliga frågor eller om det innehåller allvarliga oro över anställdas prestation eller arbetsvanor. Om du hanterar en fjärrarbetare, ge arbetstagaren en e-post kopia, märkt konfidentiell, innan du granskar hans prestanda i ett konferenssamtal. Det sätt på vilket du presenterar arbetstagarens utvärdering kan ofta påverka medarbetarens moral och trivsel.
Prestationsbedömningsmålet är att kommunicera hur väl en anställd utför sina arbetsuppgifter eller att kommunicera med den anställde att du investerat i hans professionella tillväxt. En viktig del i detta meddelande är den faktiska prestationsbedömningsrapporten. Det ger medarbetaren en hänvisning till vilken han kan hänvisa under nästa utvärderingsperiod för att se var han står när det gäller att uppfylla organisationens prestationsstandarder.
