Nästan alla bolag, vare sig en vinstdrivande verksamhet eller en ideell välgörenhetsorganisation styrs av en styrelse. Styrelser kan sträcka sig från mycket små, med bara en handfull medlemmar, till större grupper som numrerar i dussintals. De flesta medlemmar som inte är företagsledare har samma roll, ansvar och privilegier. I vissa fall har dock styrelserna ex officio medlemmar, och det uppstår ofta frågor om dessa individs status.
Definition
En ex officio styrelseledamot är en som blir ledamot av styrelsen inte genom den ordinarie valprocessen utan på grund av en annan ställning som hon innehar. Styrelsekommittéer kan också ha ex officio medlemmar.
exempel
Verkställande direktören för en ideell organisation kan vara en ex officio styrelseledamot, vilket betyder att hon automatiskt är styrelseledamot utan att bli vald. I en affärsinställning kan en VD utnämnas som en ex officio medlem i bolagets styrelse. Styrelsens ordförande eller ordförande är vanligtvis en ex officio medlem i alla styrelsekommittéer, och kassören kan vara en ex officio medlem i styrelsens finansutskott.
Beteckning
Beteckningen om vem som är en ex officio styrelseledamot är baserad på organisationens stadgar. Nya företag bör vara medvetna om hur de skapar sina stadgar vad ex officio beteckningen betyder, eftersom processen för att ändra stadgarna kan vara lång och komplex. Organisationer bör inte använda detta som en möjlighet att göra någon till en "hedersmedlem" som inte har rösträtt eller styrelsens skyldigheter.
Roll
Enligt Roberts Order of Order, en auktoritativ källa till parlamentariskt förfarande och styrelsefrågor, har ex officio medlemmar samma rättigheter som andra styrelseledamöter. En del organisationer arbetar emellertid med antagandet att ex officio medlemmar kan delta i möten och delta i diskussion men får inte rösta.
Röstning
Om inte stadgarna specifikt anger att en ex officio-medlem inte har rätt att rösta, får sådana ledamöter samma rätt att rösta som någon annan styrelseledamot. Således i många välgörenhetsorganisationer anger stadgar att verkställande direktören är en ex officio styrelseledamot men utan rösträtt. Om stadgarna inte skiljer mellan ex officio och ordinarie ledamöter för omröstning, är det enda gången Roberts Rules tillåter att ex officio medlemmar behandlas annorlunda i situationer där de inte ingår i huruvida ett kvorum är närvarande.
