En Business Week artikel i juni 1975 introducerade tanken på det papperslösa kontoret. Kontor använder dock fortfarande papper och i många fall stora mängder pappersprodukter. Och med tillväxten av hemföretag och hemmakontor används allt fler papper. Ansvarig hantering av kontorsmaterialet innebär inte bara att man vet vad man ska köpa och var man ska spara brevpapper, men också hur man ska minska användningen, hur man återanvänder gammalt brevpapper och hur man återvinner brevpapper.
Föremål du behöver
-
Brevpapperstillbehör
-
Förvaringsplats
Ta reda på vilka brevpapper kontoret redan har genom att göra en lista över varje typ (filer, pappersmallar, brevpapper mm) och mängden av varje. Titta på det utvalda skrivarutrymmet om det finns en, och fråga folk vad de har i sina skrivbord.
Fråga personer vilka typer av brevpapper de använder för närvarande och hur mycket de uppskattar att de kommer att använda de närmaste tre månaderna. Starta en mallista. Också ta reda på vilka brevpapper som folk skulle vilja ha är ännu inte tillgängliga för dem.
Jämför huvudlistan över vad folk behöver i de kommande tre månaderna till listan över vilka brevpapper som redan är tillgängliga på kontoret.
Överväg att återanvända brevpapper som endast delvis används. Klipp ner papper som bara skriver eller kopierar på ena sidan och binder eller klistrar samman för att bilda anteckningsblock. Distribuera gamla visitkort för att göra anteckningar eller listor på. Använd gamla kuvert för att hålla kvitton eller som filmappar. Uppmuntra människor att utveckla sina egna sätt att återanvända papper.
Välj var du ska köpa skrivartillbehören genom att jämföra priserna. Kontrollera om leverantörerna erbjuder rabatter för bulkköp och om de erbjuder ett frekventt köparkort för ytterligare besparingar. Jämför priser på anpassade brevpapper. Priserna på en lokal skrivare kan vara jämförbara med en stor brevpapperskedja.
Lägg åt ett utrymme för att lagra kontorsmaterialet. Det här kan vara ett skåp eller bara låda i ett arkivskåp. Bestäm en metod för hur kontorsarbetarna ska komma åt brevpapper. Om dispensering av brevpapper kommer att styras, tilldela en person att hålla nyckeln och utveckla ett system där människor måste skriva ut vad som helst brevpapper de tar. Ordna brevpapper i utrymmet och håll liknande saker ihop.
Ställ in ett schema för att regelbundet kontrollera lageret av brevpapper och ombeställa förbrukningsmaterial. Prenumerera på dina leverantörers nyhetsbrev för att hålla dig informerad om kampanjer eller försäljning.
tips
-
Ställ in återvinningsfack för använt brevpapper och uppmuntra människor att använda dem. Torka bort papper som innehåller konfidentiell information och ta all papper till ditt lokala återvinningscenter.
