Att planera en framgångsrik konvention kräver att de värdorganisationens stora bild strategiska mål prioriteras innan man påbörjar arbetet med grundläggande möteslogistik. Med hjälp av dina strategiska mål kan du effektivt planera hur du lockar de deltagare du vill ha, välja rätt mötesplats, välj de bästa högtalarna och utveckla de mest attraktiva bekvämligheterna och aktiviteterna.
Definiera dina strategiska mål
En organisations mål för en konvention är inte alltid densamma som konventets deltagares mål. Lär organisationens anledningar att vara värd för konventet. Det kan vara att locka och behålla medlemmar, generera vinster, ge styrelser och kommittémedlemmar en semesterperk eller generera mediepublicitet för organisationen.
Ange din taktiska plan
När du väl vet dina strategiska mål ställer du in dina taktiska mål för att nå dem. Dessa kan omfatta att välja seminarier och högtalare för att locka till sig specifika deltagande typer, ha ett intäktsproducerande mässa, lägga till makaaktiviteter för att öka närvaro, organisera sociala funktioner som en golfturnering eller flodkryssning, ha en utmärkelsebettett eller genomföra årlig omröstning om medlemskapet. Din marknadsplan ska innehålla reklam, PR, marknadsföring och sociala medier för att främja konventionen.
Planera budgeten
Bestäm organisationens ekonomiska mål för konventet och granska dina nummer. Du kan vara begränsad till en viss budget om konventet är en kostnad. Organisationen kan ha ett vinstmål, eller du kan få lov att spendera baserat på dina förväntade intäkter. Skapa prognoser baserade på optimistiska och konservativa registrerings- och sponsringsintäkter.
Skissera din agenda
Planera sedan din evenemangsagenda. Välj ditt datum, plats och aktiviteter. Många konventioner har ett tema som förklarar händelsens övergripande syfte och hjälper till att locka deltagare. Du kanske behöver ange datum och potentiella platser från din styrelse eller deltagare och genomföra besök på flera platser innan du väljer en. Granska information om tidigare konventioner för att lära dig om arenor, närvaro, ekonomisk prestanda och deltagare och sponsoråterkoppling. Skapa en kalender som börjar med deltagarens incheckning och skisserar varje dags schema.
Forskning Logistiska behov
Börja kontakta platser, högtalare, cateringfirma, underhållningsalternativ, audiovisuella företag, skrivare och resebyråer. Bestäm hur man hanterar marknadsföring, registreringar, sponsringar, märken, incheckningar, mässhytter, presentpåsar, programböcker och webbsidor. Skicka förfrågningar om förslag till externa säljare, som orter, cateringfirma, golfbanor och resebyråer. Sätt ihop din önskade leverantörslista och kostnader.
Skriv ett förslag
Förbered ett dokument som visar ditt styrelse eller kongresslag din plan för konventet. Inkludera din förståelse för organisationens mål och hur du planerar att uppfylla dessa mål. Ge en agenda för händelsen med ett detaljerat dagligt schema. Presentera en komplett budget Förklara varför du valde temat, plats, seminarium ämnen, högtalare och sociala aktiviteter. Motivera din närvaro, kostnad och inkomstprognoser baserat på din forskning.
