En global löneprovundersökning från 2013 utförd av Ernst and Young avslöjade att 12 procent av de svarande utgav sin lön till en enda leverantör. Cirka 28 procent använde ett fullt internt lönesystem, och 60 procent tillämpade en hybridmodell, outsourcade endast specifika aspekter av deras lön och slutförde resten internt. En löneverkstjänst kan vara en lönsam verksamhet om du tar rätt tillvägagångssätt.
Affärsmodell
Vissa löneföretag ger tjänster endast till specifika typer av kunder, medan andra tillgodoser alla typer av företag. Ta en realistisk titt på dina kvalifikationer och resurser, och bestäm sedan om din lönesättsmodell. Du kan till exempel rikta in sig på restauranger, byggföretag eller mindre kontor. Om du vill betjäna större företag som de med över 1000 anställda, kan du behöva utföra komplexa uppgifter, bland annat flera stater, flera betalningsdagar, löneförädling och förmåner. Ett mindre företag är mer sannolikt att ha en lönedag, till exempel veckovis eller två gånger i veckan, och alla dess anställda i ett tillstånd. Om du inte har service ett stort företag tidigare och har rätt administrativt stöd, kommer du sannolikt att hitta det svårt att landa sådana kunder. Eftersom du precis börjat kan det vara bäst att rikta in mindre kunder.
Strategier för att välja kunder
Genom att noggrant välja dina kunder kan du undvika svåra och oförenliga kunder. Låt dig inte frestas att acceptera alla potentiella kunder som kommer din väg helt enkelt för att du just börjat. Bedöm potentiella kunder noggrant och var uppmärksam på varningsskyltar. Till exempel acceptera bara klienter med en verifierbar företagsadress och var försiktig med nya kunder som begär nästa dag direkt insättning. I det senare fallet, har kunden skickat dig lönedelarna innan du utför direkt insättningstransaktionen. Försök att landa kunder med stadig lönedelar istället för engångskunder.
Tjänster och prissättning
Skapa en strukturerad pris- och servicelista för marknadsföring och informationsändamål. Tjänsterna kan omfatta direkta insättningar, levande checkar, löneavdragsavdrag, löneavgifter, betalad spårning, arbetsgivaravgifter, lönerapporter och påminnelser, självbetjäning av anställda och mobilåtkomst. Undersök vad dina konkurrenter laddar och gör din prislista konkurrenskraftig. Till exempel kan du erbjuda lönecheck behandling, direkt insättning, arbetsgivare och anställd online tillgång och standard skatteansökan för en fast månadsavgift. Tilläggstjänster, såsom W-2-behandling och utgivning av lönecheckar, skulle medföra separata kostnader. Undersök klientens lönefrekvens, antal anställda och komplexiteten i löneavgiften vid fastställande av priser. Tänk på att erbjuda incitament, till exempel gratis prövningar och rabatter. Investera i löneprogramvara som stöder dina tjänster.
Juridiska överväganden
När du får nya kunder, bör detaljerna i varje kontrakt vara specifika för kunden. Till exempel ska kontraktet ange hur ofta du kommer att löna löneavgift, de tjänster du ska tillhandahålla, alla uppgifter som kunden är ensam ansvarig för, relaterade kostnader och hur lönefel kommer att hanteras. Exempelvis anser Internal Revenue Service den arbetsgivare som ansvarar för löneskattfel som en tredje part gör, men vissa stater håller löntjänstleverantören ansvarig. Om det är relevant, registrera ditt företag med staten eller kommunstyrelsen och få ett arbetsgivaridentifikationsnummer från Internal Revenue Service. Till exempel, i Arizona, uppfyller du inte definitionen av ett löneverkstjänstföretag om dina kunder betalar och lämnar sina egna skatter.
