Att presentera dig ansikte mot ansikte är rakt eftersom det finns en etablerad konvention att följa. Du kommer alltid att skaka hand med din nya bekanta och berätta för henne ditt namn. Att nå ut via e-post är svårare. Vad är lämplig hälsning? Hur formell borde du vara? Som med all företags kommunikation finns det vissa regler du bör följa för att hålla ditt meddelande professionellt.
Utarbeta en dominerande ämneslinje
Eftersom ditt meddelande kan konkurrera med 500 andra i mottagarens inkorg, måste du skapa en ämnesrad som uppmuntrar mottagaren att öppna din e-postadress. Nämn här är någon har hänvisat dig - "Jennifer Williams föreslog att jag kontaktar dig" - eftersom bekantskap kan uppmuntra din möjlighet att klicka igenom. Eller kanske du nämner syftet med ditt mail. "Fråga om din cateringtjänster" borde locka mottagaren att klicka. Håll ämnesraden under 30 tecken så att den är läsbar på en smartphone.
Använd en formell hälsning
E-post är erkänd som en mindre formell kommunikationsmetod än företagsbrev, och du kan bli frestad att informera din mottagare informellt, till exempel "Hej David." Det här är bra om du känner personen eller jobbar i en informell bransch, men Det är inte lämpligt om du skickar e-post till någon i en konservativ bransch som ekonomi eller regeringen. Om du är osäker, "Kära herr Matterson" eller helt enkelt "Mr. Matterson "kommer att fungera bra.
Introducera dig själv
Ange ditt namn, jobbtitel och andra detaljer som är relevanta för mottagaren. Det här är din möjlighet att göra en mänsklig kontakt med mottagaren, till exempel genom att nämna en skola, arbetsplats eller bransch som du har gemensamt. Till exempel kan du skriva, "Jag heter Sonia Jindal. Jag är en medarbetare i UCLA som arbetar med grafisk design. "Att nämna ett ömsesidigt bekantskap är ett plus eftersom mottagaren kan vara mer mottaglig om du har blivit hänvisad av någon hon känner och litar på.
Förklara vad du vill ha
Förklara varför du skriver. Håll ditt meddelande tydligt och kortfattat för att undvika missförstånd. "Jag jobbar för ABC Company och jag skulle gärna berätta om en händelse som vi lanserar" är bättre än "Spännande nyheter om vår nya händelse!" Ta med ett tydligt anrop till handling genom att berätta för mottagaren vad du vill hända Nästa. För att schemalägga ett uppföljningsanrop kan du till exempel skriva: "Jag skulle vilja schemalägga ett samtal för att diskutera ärendet längre eftersom det finns stor potential för att vi samarbetar. Skulle måndag eftermiddag fungera för dig?"
Avsluta med tacksamhet
Tack mottagaren för hennes tid och uppmärksamhet. E-postmeddelanden som slutar i tacksamhet får en ökning med 36 procent i genomsnittliga svarsfrekvenser. Bra alternativ inkluderar "tack i förväg", "tack så mycket för din tid" eller helt enkelt "tack". Skriv av med ditt namn och kontaktuppgifter.
Glöm inte att redigera
Var noga med att korrekturläsa ditt mail innan du skickar det. Du har bara en chans att göra ett första intryck, och stavfel kan få dig att se oprofessionellt. Se till att din grammatik också är bra, och att du använder helt och hållet formulär, snarare än att använda förkortningar och uttryck du kan använda med vänner men inte med en chef.
Det kan hjälpa till att skriva ut brevet och läsa det högt och om du har någon runt, fråga en vän eller släkting att läsa över det du skrev också.
