Projektledning avser i stor utsträckning processen och relaterade aktiviteter för planering, organisering och kontroll av resurser för att uppnå specifika mål. Projekt är vanligtvis begränsade av faktorer som omfattning, budget och tid, vilket kräver att projekthanteringsfunktionen optimerar resursfördelningen och integrerar dem korrekt för att övervinna dessa hinder och uppfylla fördefinierade mål. Hantering av projektaktiviteter kan ses som en följd av steg som ska slutföras, i linje med de fem faser som definierar projektets livscykel.
Initiering
Projektinitiering startar projektets livscykel och innebär att man samlar ett team med projektledare och ger en översikt över projektet. Överblicken innefattar typiskt att ange orsaken till projektet, affärsmålen och strategin för att uppnå de önskade resultaten. Dessutom ges en preliminär räckvidd, budgetförslag, milstolpar och ett slutdatum. Den här fasen gäller vanligtvis ledande befattningshavare som skapar ett affärsfall för projektet baserat på en genomförbarhetsstudie och utvecklar ett projektcharter som specificerar projektets vision, omfattning, förväntningar och genomförandeplan.
Planera
Planering innebär att kartlägga alla nödvändiga uppgifter för projektets slutförande och tillhandahålla realistiska uppgifter för slutdatum. Planeringsfasen innebär ofta att man skapar en projekthanteringsplan för att styra laget. PMP ger en detaljerad uppdelning av nödvändiga färdigheter, riskbedömning, icke-arbetskraft och milstolpar för varje uppgift. Den identifierar intressenterna och definierar de kriterier som krävs för att varje uppgift ska kunna genomföras framgångsrikt - hur och när aktiviteter ska genomföras, förfaranden som ska följas, rapporteringsfrekvens och kommunikationskanaler.
Avrättning
Under genomförandefasen implementeras den planerade lösningen för att uppfylla projektets krav. Projektgruppen och de nödvändiga resurserna samlas in och används för att skapa de önskade resultaten av projektet. Det är en iterativ fas som involverar felsökning, testning och recensioner för att uppfylla en specifik uppsättning produktkrav. Projektledaren övervakar korrekt resursallokering för att hålla projektet i tid. Han upprätthåller också kommunikation med både interna och externa intressenter - projektgruppens ledamöter, verkställande ledning och leverantörer - för att diskutera projektstatus.
Kontrollera
Kontrollfasen innebär projekttestning och övervakning för att säkerställa att arbetet som utförs uppfyller planen och uppfyller intressenternas förväntningar. Målet är att klienten accepterar projekt. Projektresultat övervakas ständigt och om avvikelser uppstår eller kunden begär en specifik förändring, matas dataen tillbaka till exekveringsprocesserna så att korrigerande åtgärder vidtas. Denna fas är klar när leveranser - projektets slutliga resultat - godkänns av kunden om de uppfyller de föreskrivna kvalitetsstandarderna som definieras i planen.
Stängning
Slutfasen innebär typiskt att dokumentera projektet - en process som börjar när leveranser släpps av entreprenören och formellt accepteras av kunden. Alla relevanta material överlämnas, inklusive projektdokumentation, manualer och källkod. Alla kontraktsförvaltnings pappersarbete är färdigt, markerat med de undertecknade kontraktshandlingarna för godkännande. En formell projektgranskningsrapport som identifierar och räknar nivån på projektsucces samt en kritisk granskning av lärdomar ges också till kunden.
