En företagsägare öppnar ett företag, anställer anställda, säljer produkter till kunder och betalar räkningarna. Men gör det någon vinst? Kommer bankkontot att ha tillräckligt med pengar för att betala alla räkningar? Finns det tillräckligt med råvaror i lager för att möta efterfrågan på produkterna? Ägaren vet inte för att han inte har något slags rapporteringssystem som berättar för honom vad som händer i sin verksamhet. Det är här ett informationssystem för hantering blir viktigt.
tips
-
Ett informationssystem för hantering ger data för att identifiera icke-fungerande områden och leder till bättre företagsproduktivitet och effektivitet, bättre beslutsfattande, bättre kommunikation och bättre data och bättre kunskap om kundernas behov.
Vad är ett Management Information System?
Bokhållare förbereder register för skatter, långivare och aktieägare. Men denna typ av information är inte särskilt användbar för förvaltningsändamål.
Ett informationssystem för hantering ger den information som cheferna behöver för att få en känsla för hur deras verksamhet utförs. Dessa system samlar in data om olika områden i ett företag, till exempel:
- Personalavdelning
- Försäljning och marknadsföring
- Lagerstyrning
- vinster
- kostnader
- Fordringar
- Dokumentflöden
- Skatter
- Kontantsaldon
- Kundfordringar
- Leverantörsskulder
Vilken typ av data tillhandahåller en MIS?
MIS går utöver den standardrapportering som utarbetats av revisorer. Ägare behöver ha mer specifik information, såsom följande exempel:
- Hur många fordringar är förfallna?
- Vad är bruttovinsten på företagets blåa widgets?
- Hur många dagar förlorades på grund av anställdas sjukdomar?
- Hur mycket pengar finns på företagets bankkonto?
- Vad är antalet beställningar som väntar på leverans?
- Hur mycket var försäljningen förra veckan eller förra månaden?
Det här är den typ av information som chefer vill driva sina affärer. De behöver information som identifierar problemområden som kräver uppmärksamhet. Problemområden är de där verkliga prestanda har avvikit från den förväntade nivån och behöver korrigerande åtgärder för att få dem tillbaka på kursen.
MIS-rapporter är ordnade så att chefer enkelt kan utvärdera olika aspekter av ett företags prestation. Chefer anger de mätvärden som de vill se regelbundet. Det är som att titta på instrument och mätinstrument på bilens instrumentpanel, men dessa MIS-mätare är upptagna på skrivbordets framsida.
Vad är fördelarna med en MIS?
Att inte ha en effektiv, funktionell MIS gör att chefer gissar i mörkret. Anställda är upptagna att gå igenom sina arbetsdagar utan riktning eller syfte. Ett informationssystem för hantering ger uppgifterna för att identifiera otillräckliga områden och leder till följande fördelar:
Hjälper till att uppnå högre effektivitet: Chefer har den information som behövs för att identifiera företagets styrkor och svagheter.
Förbättrar kvaliteten på besluten: Bättre tillgänglighet av information minskar osäkerheten och gör cheferna mer rationella beslut baserade på tillförlitliga uppgifter.
Främjar bättre kommunikation mellan avdelningar på en arbetsplats: När chefer, avdelningschefer och medarbetare delar samma information, finns det bättre kommunikation mellan dem för att identifiera problemområden och hitta ömsesidigt godtagbara lösningar.
Ger en plattform för att utforska olika scenarier för olika alternativ och ekonomiska miljöer: Ledningen kan utforska olika alternativ för att se möjliga resultat innan beslut och åtaganden fattas.
Förbättrar arbetstagarnas produktivitet: Anställda är mer produktiva eftersom de inte behöver spendera tid på att samla in de uppgifter som ledningen vill ha. En väl utformad MIS samlar alla data utan ytterligare inmatning från anställda.
Stärker företagets konkurrensfördel: Att driva ett effektivare företag genom att minska och eliminera svagheter och oförutsedda områden ökar företagets konkurrensfördel framför sina konkurrenter.
Avslöser mer data om kunder: Med mer information om kundernas behov är ledningen bättre i stånd att förbättra kundtjänst och utforma effektivare marknadsföring och kampanjer.
Ett informationssystem för hantering är viktigt för alla småföretagare som ser på att förbättra företagets prestanda. Utan en bra MIS hanterar cheferna genom trial-and-error i stället för att fatta intelligenta beslut utifrån en genomtänkt analys av data.
