Händelseledning innebär att man tillämpar projektledningspraxis för att utforma, planera och samordna speciella tillfällen som fester, fondraisers, sportaktiviteter och andra angelägenheter. Beroende på händelsens storlek, används informationssystem (datorprogramvara som typiskt består av en datalager och användargränssnitt för att manipulera data) för att spåra personal och resurser.
Historia
Evenemangshanteringsbranschen har ökat enormt under de senaste 50 åren, eftersom händelser inte längre hålls uteslutande i storstäder. Sedan 1949 har konventionskonferensrådet lämnat verktyg och program för branschpersonal. Initiativet Accepted Practices Exchange har arbetat för att utveckla relevanta standarder sedan 1997. I synnerhet försöker Tekniska Rådgivningsrådet utveckla standardformulär och protokoll för informationshanteringssystem för händelsehantering. Genom att säkerställa kompatibilitet mellan system, främjar dessa standarder effektivitet. En gång ett relativt oreglerat yrke är evenemangshantering nu till och med ett studieområde vid universitet som erbjuder certifikat- och examensprogram. Dessa program ger specialiserad instruktion om vanliga händelsehanteringsinformationssystemuppgifter som automatiserar många planerings- och logistikfunktioner.
Fungera
Ett informationshanteringsinformationssystem för händelser är utformat för att underlätta spårningspersonal och resurser som krävs för att köra händelser. Typiskt är dess främsta syfte att tillhandahålla planerings- och registreringsstöd. Dessutom möjliggör andra funktioner att matcha personalkrav till tillgänglighet för evenemangspersonal. Systemet spårar även kostnader och kostnader. Efter händelsen producerar systemet rapporter för administrativ personal. Informationssystem för händelseshantering gör det möjligt för planerare att använda processer och teknik för att samordna aktiviteter som leder till en välskött händelse.
Funktioner
Med hjälp av specialiserad mjukvara och hårdvara för att manipulera information och data med hjälp av angivna procedurer, tillhandahåller händelseshanteringsinformationssystem händelsehanterare den information de behöver för att upprätthålla en konkurrenskraftig affärskant. Informationssystem för evenemangshantering stödjer organisering av underhållning, personliga eller företagsaktiviteter. Skalerbara system gör att du kan planera, marknadsföra och sälja ditt evenemang. Med andra ord, oavsett hur stor eller liten din konferens, fest eller mässa är, använder du ett informationshanteringsinformationssystem som hjälper dig att planera och köra det.
fördelar
Automatiserar registreringsprocessen med hjälp av ett informationshanteringsinformationssystem reducerar fel, vilket sparar tid och pengar också. Att hantera donationer online ökar sannolikheten för bidrag. Mekanismer för att producera nyhetsbrev och annan onlinekommunikation ger ett kostnadseffektivt (och miljövänligt) sätt att nå en bred publik, öka deltagandet. I allmänhet möjliggör informationshanteringssystem för händelsehantering dig att effektivisera kommunikationen och minska driftskostnaderna.
överväganden
Använd dina databaser för att noggrant utvärdera din målgrupp för varje händelse. Bestäm lämpliga marknadsstrategier baserat på resultat från dina tidigare händelser. Utför analyser på logistikdata för att fastställa områden som behöver förbättras operativt.
