Personalfunktionen i en organisation innefattar alla processer som följs vid rekrytering av personal, från att ställa in standarder för potentiella medarbetare att hålla journaler och bestämma ansöknings- och intervjuprocessen. Organisationer med mer än en enhet, till exempel detaljhandelskedjor med butiker över hela landet eller medieorganisationer med redaktionella, administrativa och marknadsföringsavsnitt, kan antingen anta en centraliserad personalfunktion eller decentralisera processen.
Centraliserad personalfunktion
Centraliserad personalfunktion avser ackumulering av alla ansvarsområden för rekrytering av personal till en enhet. Enheten, som ingår i organisationens personalfunktion, är ansvarig för att bestämma den önskade utbildnings- och yrkesbakgrunden för nya rekryter, sätta en enhetlig process för att annonsera lediga platser, ta emot ansökningar och genomföra intervjuer. I en central bemanningsfunktion har enheten ensam ansvar för att övervaka hela processen och rekrytera ny personal.
Decentraliserad personalfunktion
I en decentraliserad personalfunktion är varje chef den enda personen som ansvarar för att göra rekryteringsbeslut inom sin sektion. I en decentraliserad medieorganisation kan rekryteringschefen för redaktionell sektion exempelvis välja en sökande baserat på olika kriterier och följa en annan process än rekryteringschefens ledning. På samma sätt ges chefer i olika butiker i samma decentraliserade kedja friheten att sätta egna rekryteringsstrategier.
Fördelar med centralisering
En enda rekryteringsenhet högst upp i organisationens pyramid har möjlighet att ställa universella standarder för rekryteringsprocessen och utvärdera genomförandet. Det kan också garantera lika möjligheter för potentiell personal, eftersom samma krav gäller för alla, och alla sökande måste följa samma process. Dessutom kan en central enhet producera tillförlitlig statistik om personalprocessen i hela organisationen, som den totala kostnaden för processen och det totala antalet rekryter.
Fördelar med decentralisering
Rekryteringscheferna för en enhet hög i organisationens hierarki kan inte noggrant veta vad en anställd måste göra i specifika sektioner eller butiker. Sektionschefen, som har förstklassig kunskap om miljön, kan emellertid bättre veta hur många nya rekryter han behöver, vad han behöver från sina underordnade och hur man bedömer sina färdigheter. Rekrytering blir också en snabbare process när varje sektion eller butik handlar om sina egna sökande, istället för en enskild enhet som klarar av hela organisationens rekryteringsarbete.
