En projektledare håller regelbundet möten med interna projektteammedlemmar för att diskutera sina nuvarande projekt. Dessutom kan en projektledare underlätta möten med projektets intressenter, verkställande ledning och kunder att starta ett projekt och hålla pågående möten för att ge uppdateringar om sina projekt och svara på frågor om tidslinjer och budgetar. Att förbereda sig för varje projektmöte är nyckeln till att gynna både din tid och mötesdeltagarnas fördel.
Bjud in lämpliga personer till projektmötet. Bestäm de mål du behöver uppnå vid mötet baserat på bjudarna. Om du träffas med projektteamemedlemmar kan du ställa in mål för att få statusuppdateringar, lösa interna problem och att gruppmedlemmarna delar information med varandra om projektet. Om du träffar projektintressenter, chefer och klienter är ditt mål att tillhandahålla allmänna milstolpeuppdateringar och svara på frågor.
Uppmana agendan ämnen från inbjudna flera dagar före mötet. Snarare än att undvika en överraskningskurva på mötet, fråga om frågor och diskussionsämnen från de som är kopplade till projektet. Detta ger dig tid att förbereda och bjuda in andra som kan stödja dig vid mötet. Förutse vilka inbjudna som vill höra och diskutera om projektet. Om du till exempel vet att kunderna vill diskutera marknadsföringsmaterial, få uppdateringar från din kommunikationsavdelning och bjud in en representant för mötet.
Skapa en formell projektmötesagenda. Ange mötesinformation, t.ex. mötesnamn, datum, tid, plats och konferenssamtal längst upp på sidan. Lista agendan ämnen som status av projekt milstolpar; status för funktionella affärsområden som IT, marknadsföring, juridiska och andra relevanta avdelningar; projektbudget nästa steg; och några ämnen som du föreslagit av andra.
Skicka alla inbjudna till en elektronisk mötesinbjudan och dagordning. Inkludera en projektplan eller statusrapport som följer med din diskussion om status och tidslinje. Skicka inbjudan så tidigt som möjligt och följ upp med dagordningen och bilagorna minst en till två dagar före mötet. Detta gör det möjligt för dina inbjudna att granska dokumenten och förbereda dem i förväg.
Kontrollera att du möter logistik som konferensrumsbokningar och rumsinstallation flera dagar före mötet. Testa ditt telefonnummer för konferenssamtal och webbmöten, för att säkerställa att de fungerar och är lätta att komma åt. Eftersom deltagarna sannolikt arbetar med flera uppgifter, vill du inte slösa bort någons tid med felaktiga telefonnummer och webblänkar.
