En effektiv kundserviceavdelning kan snabbt lösa kundproblem och skapa en hög nivå av tillfredsställelse. En del av vad som gör en kundservice avdelning effektiv är genomförandet av goda kundserviceprocedurer och processer. Skapa förnuftiga rutiner och utveckla ett träningsprogram som hjälper dina medarbetare att lära sig att använda dessa tekniker och anpassa sig till kundernas behov.
Samla data
När din kundtjänst är bekant med varje kund kan den skapa lösningar på problem som är skräddarsydda för kundernas behov. För att hjälpa kundservicemedarbetare förblir intimt bekant med dina kunders affärsbehov behöver du ha ett kundhanteringssystem som tillåter representanter att mata in data om kunden. När ett kundservicehanteringssystem används korrekt anges data varje gång kunden ringer in till en databas som är tillgänglig för varje kundserviceassistent. När den klienten ringer in igen kommer uppgifterna att vara tillgängliga och kundserviceprofessionen skapar en personlig upplevelse för kunden.
Riktlinjer
En kundserviceförening är bara lika effektiv som företagets riktlinjer gör det möjligt för henne att vara. Det innebär att varje kundservicepersonal i din organisation regelbundet ska utbildas på vilka typer av tjänster som är auktoriserade att erbjuda kunder, vilka instanser skulle kräva förvaltningsansvar och de bästa sätten att använda datorsystemet för att behålla klientretentionen. Löpande utbildning håller kundtjänstföreningar uppdaterade om eventuella ändringar i företagspolicy som kan användas för att betjäna klienten och uppdaterar de associerade företagen på grundläggande företagsförfaranden.
Kundupplevelse
En bra kundserviceprocess erkänner att kundens erfarenhet är lika viktig som de resultat som kundtjänstrepresentanten erbjuder. Se till att det finns ett system som får kundsamtal besvaras omedelbart. Kunderna får inte vara placerade i mer än 60 sekunder, och en kundserviceleverantör bör alltid be om ursäkt för att en kund står i väntan när han plockar upp samtalet. En kundtjänstpersonal ska kunna känna igen omedelbart om han kan hjälpa kunden, eller om kunden behöver överföras till en chef eller annan avdelning. När du överför en kund ska serviceföreningen vara kvar på samtalet tills kunden är ansluten till någon annan.
förbättringar
Kundtjänst är en dynamisk avdelning där man alltid ska undersöka förbättringar av de verktyg som finns tillgängliga för associerade, processansvariga och interaktionen mellan kundtjänst och andra avdelningar. Kundtjänstföreningar mottar värdefull information från kunder hela dagen om produktförbättringar, förpackningsfrågor och marknadsföringsförslag. Det bör finnas ett förfarande som gör det möjligt för kundtjänstrepresentanter att dela in kundinmatning med lämpliga avdelningar inom företaget.
