Enligt Business Dictionary är ett dokumenthanteringssystem ett "elektroniskt system som är utformat för att organisera och hantera dokument. Dessa dokument är vanligtvis organiserade med mjukvara, vilket ger användaren möjlighet att få tillgång till, ändra och centralt lagra dokumenten. "Företag använder ofta dessa system för att konvertera historiska pappersdokument till elektroniska filer för enkel referens och minska lagringsutrymme. De flesta företag genererar någon typ av pappersarbete i samband med deras verksamhet. Att hitta det bästa sättet att hantera dessa dokument kan förbättra företagets interna arbetsflöde.
Granska inkommande poäng för företagsdokument. Företagare och chefer bör bestämma hur dokumenten går in i sitt företag och bestämma hur de bäst ska fånga dem elektroniskt.
Implementera programvara för att fånga information elektroniskt. Företagen kan begära utomstående parter, som leverantörer, leverantörer eller liknande grupper, för att skicka information elektroniskt via e-post eller webbplatser. Detta gör det möjligt för företag att direkt ladda informationen till ett dokumenthanteringssystem.
Kräv anställda att skanna pappersdokument till ett elektroniskt arkiveringssystem. Efter att en anställd fullbordat sin uppgift kan chefer kräva att hon skannar all relevant information i företagets dator- eller serverlagring. Medarbetaren kan sedan stryka originalet för att hantera känslig information.
Ställ in ett dokumentfelsystem. Möjligheten att snabbt hitta lagrade dokument kan skära ner på en arbetstagares tid på att söka efter historisk information. Företagen bör skapa ett elektroniskt standardiseringssystem för enskilda att lagra och hitta information vid ett senare tillfälle.
tips
-
Företagen kan besluta att lägga ut sitt dokumenthanteringssystem. Företagen kan specialisera sig för att lagra information så att ett företag inte behöver rikliga mängder fysiskt lagringsutrymme för dokument.
Varning
Medan elektroniska dokumenthanteringssystem ger många fördelar för ett företag kan de också ha nackdelar. Företagen måste kunna säkra elektronisk information från missbruk eller bedrägerier medan de säkerhetskopieras för att skydda mot dator eller serverfel.
