Om du sitter bakom en reception, är du den första personen en besökare möter i ditt företag. Första intryck räknas och ditt beteende och attityd är viktiga. Du bör se till att du alltid får ett professionellt och välkomnande intryck, även om du är upptagen med andra uppgifter. Kom ihåg att besökaren inte stör din verksamhet, han är din verksamhet.
Hälsning besökare
Titta upp när någon närmar sig ditt skrivbord och ler. Om du är på ett företagssamtal, gör ögonkontakt med besökaren för att indikera att du ser henne och kommer vara med henne inom kort. Så snart du har avslutat ditt telefonsamtal, fokusera på besökaren med ett leende. Be om ursäkt för förseningen och fråga hur du kan hjälpa till. Sätt värme in i frågan så det verkar inte vara förhand.
Välkomnande etikett
Fråga besökaren om han vill ha en plats när du kontaktar personen med vilken han träffas. Beroende på ditt företags policy kan du erbjuda kaffe eller te eller rikta besökaren till kaffekammaren. Erbjud att hänga på sin kappa eller visa honom var den kan hängas. Ring den person som kommer att träffa besökaren. Använd fru eller herr när du meddelar besökaren.
Personligt sätt
Förutom att leende, modulera din röst. Var medveten om att du kan förmedla vad du tycker med tonens röst. Tugg inte tuggummi, ta personliga telefonsamtal eller text när någon väntar. Om du pratar med medarbetare, sluta och fokusera på besökaren. Ät inte vid ditt skrivbord. Om du inte kan undvika det, välj mat som inte har en långvarig arom. Med andra ord, ingen pizza eller spaghetti.
Desk Utseende
Håll ett rent och städat skrivbord, även om du har andra uppgifter att göra förutom att hantera besökare. Du kan ha högar av papper för att fungera, men de borde inte spridas över hela receptionen. Kom ihåg att ditt mottagningsområde främjar ditt företag och bör se professionellt ut - överbelasta inte ditt skrivbord med prydnadssaker, roliga prylar, foton eller skrivbordsleksaker.
