Att hålla dina handledare, kamrater och underordnade välinformerade är avgörande för ett smidigt löpande kontor. Medan mycket daglig information utbyts personligen, via e-post eller på telefon, ibland är det nödvändigt att skriva ett kontorsmemo som minnes diskussioner och åtgärder som redan har ägt rum (inklusive anställdas utvärderingar) och / eller ger alla en "heads up" om övergående förändringar. Här är vad du behöver veta för att samla dina tankar och skriva ett effektivt memo.
Identifiera syftet med det memo du vill skriva. Försök att sammanfatta det i en kort mening. Exempel: Orientering för nya anställda; Nya förfaranden för bearbetning av resekrav; Holiday Potluck. Denna mening kommer att utgöra "Subject" -raden längst upp i ditt meddelande direkt under adressaten.
Identifiera de personer som memo kommer att gå till. Om det bara är ett fåtal personer, identifierar memo dem med namn, titel och avdelning. Om det emellertid går till en stor grupp, kommer de att identifieras med en kollektiv titel. Exempel: Alla anställda; Division 4 Managers; Clerical Support Staff. Denna information kommer att placeras i "Till" -raden i notatet.
Identifiera dig själv och din titel i "Från" -raden. Även om alla känner dig som "Bob" ska du identifiera dig själv med både ditt för- och efternamn.
Följ "Regel 3" vid konstruktion av ditt memoinnehåll; Berätta specifikt för dina läsare vad du ska berätta för dem, berätta för dem vad det är och slutföra med att upprepa vad du just har berättat för dem. Till exempel kanske ditt memo handlar om att påminna dina anställda om att distraktionerna under semesterperioden gör det till en populär tid för tjuvar att stjäla saker som plånböcker och personliga saker kvar i vanlig syn. Första stycket skulle ge dem råd om behovet av att vara försiktig. Andra stycket skulle ge tips om låsbord och dörrar och vara mer medvetna om besökarna. Tredje stycket skulle rekommendera åtgärder att vidta om de observerar misstänkt beteende eller utsätts för kontorsstöld.
Använd bulletpunkter för noteringar som ger procedurinnehåll eller någon typ av checklista. Dessa är mycket lättare att följa och förstå än att bädda in dem i en berättande paragraf.
Observera regeln med 1-tums marginaler på vänster och höger sida och längst ner på sidan. Överst på sidan är förmodligen en form av brevpapper eller en mall som kommer att släppa din högsta marginal ner flera inches. Om du inte har brevpapper kan du själv skapa ett snyggt dokument genom att centrera ordet "MEMO" i fetstil 2 eller 3 tum ner från början av sidan. "Till:", "Från:" och "Ämne:" skulle skrivas i vänstra marginalen. Anteckningen är uppdelad i enstaka delar.
Använd en 12 pt. typsnitt som kommer att vara enkelt för dina mottagare att läsa. Times New Roman och Courier är standard; Bookman och Palatino är också acceptabla.
Bevisa ditt innehåll noggrant innan du skriver ut det.
Kopiera så många kopior som du behöver och distribuera dem till mottagarna.
tips
-
Håll ditt memo till en sida när det är möjligt. Med så mycket som alla på kontoret måste göra, kommer eventuella noteringar som går till flera sidor sannolikt att ställas åt sidan för senare läsning och kommer så småningom att gå till botten av stapeln. Om innehållet är av brådskande karaktär eller om ett kommande möte måste de sätta på sina kalendrar, se till att det står upp i ämnesraden så att dina läsare inte kommer att sakna det.
Varning
Om innehållet i ditt notat är negativt eller kanske skrivet i en andning i ett störande ögonblick, ställ det åt sidan i några timmar eller till nästa dag och läs det igen.
