En företagsförfrågan brev kan vara ett effektivt sätt att begära en betalning, söka offerter eller uppskattningar eller begära information. Professionellt skrivna brev är specifika, detaljerade och till-punkt. De tillhandahåller också all information som mottagaren behöver följa begäran på ett korrekt och korrekt sätt.
Använd professionell formatering och språk
En företagsförfrågningsbrev ska skrivas på företagets brevhuvud och komma från den enskilda eller avdelningen som gör begäran. Till exempel bör ett brev till en potentiell arbetskandidat som begär ytterligare information komma från personalresurserna eller anställa chefen, medan en förfrågningsbrev om produktprövning ska komma från inköpsavdelningsövervakaren. Följ traditionell företagsformatering i hela och använd formellt språk för att förmedla en professionell bild. Till exempel, "Kära fru Smith."
Kom till saken
Skriv en öppning som berättar läsaren vad du behöver precis utanför fladdermusen. Till exempel: "Ditt konto är 90 dagar i förskott och kräver omedelbar åtgärd," eller "Din CV är imponerande och jag skulle vilja se rekommendationsbrev samt dina universitetsutskrifter." Gör inte mottagarens vada genom överflödig information för att komma till din punkt.
Var specifik
Ge all information som mottagaren behöver för att uppfylla din förfrågan, till exempel beställningsreferens eller kontonummer eller kopior av avtal eller policy. Referensbevis eller bilagor i ditt brev. Till exempel, "Som du ser i bifogad kopia av vårt ursprungliga avtal, är produktleverans planerad till den första måndagen i varje månad. Det här är en begäran om att ändra det datumet till den tredje måndagen i varje månad."
Gör din förfrågan
Detalj precis vad du vill hända nästa så det finns inget utrymme för missförstånd från mottagaren. Till exempel: "Din faktura måste betalas i sin helhet senast den 15 juni 2015, eller vi kommer att bli tvungna att avbryta din tjänst." Gör det lätt att följa genom att bifoga ett självadresserat stämplat kuvert, en länk till ditt företags webbplats för betalningsalternativ, en postadress eller din fullständiga adress.
Email Request Letters
Medan samma grundläggande tillvägagångssätt gäller både e-post och vanliga brev, finns det några skillnader att notera. Använd din företagslogotyp och elektroniska signaturer och behåll alla andra formella skriftliga formaliteter. Också, begär ett returkvitto för att verifiera mottagaren mottog din korrespondens.
Håll poster
Skriv ut en kopia av dina förfrågningsbreve för din egen referens. Detta är särskilt viktigt om du skriver insamlingsbrev. Om en skuld måste överföras till en inkassobyrå eller advokat, får du ett pappersspår som anger vad du har gjort för att samla skulden hittills.
