Att prata med någon via telefon är ett bekvämt sätt att kommunicera. Oavsett om du pratar med din familj, på jobbet eller planerar en händelse, bör du lära dig hur man pratar med någon via telefonen på ett sätt som maximerar kommunikationseffektivitet och skär ner eventuell missförstöring och feltolkning.
Var på ett lugnt ställe. Medan det ibland är oundvikligt, bör du försöka vara i en miljö som har så lite brus som möjligt. Varje person på telefonen kommer att kunna höra tydligt och utan avbrott.
Låt personen på andra raden veta om du inte kan förstå dem så fort du kan. Den personen kan ha en stark accent, vara på en mobiltelefon med dålig mottagning eller vara i en störande miljö. Oavsett orsaken till missförstånd från din sida, låt mottagaren veta att du har svårt att förstå dem. Du vill inte sakna någon viktig information. I gengäld kan du fråga den personen om de kan förstå dig. Ibland kan personen på den andra raden vara för blyg för att låta dig veta.
Var fokuserad på konversationen på telefonen. Om du kan undvika det borde du inte göra någonting annat. Att ta anteckningar eller titta på information för personen är rimlig, men kommer att få mycket mer ur din konversation om du fokuserar på vad som sägs.
Fråga om du kan ändra status för telefonsamtalet. Detta inkluderar att lägga till en annan person i raden, sätta samtalet på högtalartelefon eller spela in konversationen. Många människor kommer att känna sig obekväma om du gör dessa saker utan deras tillåtelse.
Placera samtal vid lämpliga tider. Företagssamtal ska placeras under en arbetsdag. Glöm inte att dessa människor kan äta lunch också. Även om personen inte räknar ditt samtal på en personlig nivå, ska du inte ringa sent på kvällen eller tidigt på morgonen. Att ringa under middagen kan vara en stor olägenhet för de flesta också. Ha viss respekt för individen och ring bara på lämpliga timmar för dem.
Om du saknar den person du vill prata med, lämna ett meddelande. Låt den personen veta vilka tider det är bäst att få tag på dig. Det kan vara ganska förvärrande att fortsätta att lägga av en viktig konversation bara för att dina tider inte matchar.
tips
-
Använd din vanliga talande röst när du är i telefon.
Varning
Använd lämpligt språk när du talar med någon. Du kan komma undan med att vara dum eller motbjudande med dina vänner eller familj, men förutom det borde du vara lite mer professionell.
