Redovisningsprinciper och förfaranden är inte samma sak, även om arbetare på ett kontor ofta förvirrar de två. Redovisningsprinciper utgör de riktlinjer eller regler som definierar vad räkenskapsavdelningen förväntar sig i en given situation. Genom att skapa policyer säkerställer bokföringsavdelningen att företagets regler och standarder upprätthålls och följs på konsekvent sätt av alla berörda. Förfarandet representerar ekvationsens sida genom att definiera de enskilda stegen som säkerställer att bolagets redovisningsprinciper upprätthålls och interna kontroller finns på plats.
Definiera politiken
När du kommer fram med redovisningsprincipen och procedurhandboken som används av revisorer och andra i företaget måste du först definiera varje regel eller riktlinje som en individuell policy som du vill att folk ska följa. Blanda inte politik ihop, för det är för förvirrande. Redovisningsavdelningar skapar kassaflödespolicy, resebidragspolitik, småpengepolicy, kontobolagspolicy eller faktureringspolicy, bara för att nämna några. Policyn ska definiera regeln - känd som vad - och inkludera vem som måste följa det och varför det måste följas. Politik och rutiner upprätthålls som separata dokument.
Skriv översikten
Varje policy måste innehålla en översikt eller sammanfattning av riktlinjen eller regeln. Överblicken kommer först med detaljerad information som innehåller detaljerna. Exempelvis kan en bokföringsavdelning ha en penningpolitisk fondspolicy som beskriver hur mycket pengar som kommer att ställas till förfogande för småkassor, vilken typ av inköp det täcker och titeln på den person som ansvarar för att den upprätthålls ordentligt. I policyn anges inte folks namn, utan snarare titeln eller positionen i det företag som ansvarar för det.
Beskriv procedurerna
Procedurer är den stegvisa processen genom vilken individer följer företagets politik.Till exempel kan en bokföringsavdelning ställa in en kassaflödespolicy som anger hur mycket operativa pengar som ska vara tillgängliga hela tiden och vad som måste ske om det inte är tillgängligt. Men för att säkerställa att policyn upprätthålls måste någon i bokföringsavdelningen slutföra bankkontoavstämningar. Bankförstämningsprocessen har detaljerade steg för hur man gör bankavstämningen för att säkerställa att kassaflödespolicyn följs. För att skriva proceduren beskrivs varje steg som måste ske, inklusive titlarna för personer som slutför varje steg och vad som händer i de följande stegen.
Numrera stegen
Skriv procedurer i den ordning som stegen måste ske. Med hjälp av bankavstämningsprocessen börjar till exempel det första som behöver ske, till exempel: Bankredovisningar ska ges oöppnade till bokföringschefen. Inkludera de steg som bokföringshanteraren måste utföra innan du skickar det faktiska avstämningsarbetet till någon annan i bokföring. Det kan innehålla sådana saker som en snabb granskning för inkonsekvenser, namn på betalningsmottagare och mer.
Policy och procedurhandbok
Inkludera en lista över titlarna i bokföringsavdelningen med korta beskrivningar av de uppgifter som utförs av varje position i företaget framme av policy- och procedurhandboken. Detta bidrar till att skapa interna kontroller samtidigt som man säkerställer åtskillnad av uppgifter. Skriv policy på enskilda sidor, skapa en ny sida eller uppsättning sidor för varje policy. Varje policy får sin egen rubrik och titel i innehållsförteckningen för att göra det enkelt för människor att leta upp dem. Efter policyen, inkludera alla procedurer på sina egna sidor som backup. Innehållsförteckningen kan innehålla "Cash Flow Policy", som en huvudtitel med underrubriker och egna sidor som inkluderar "Bankavstämningar", "General Banking Account Reconciliations" eller andra förfaranden som gäller för den specifika policyen.
