Inte alla anställda lever upp till förväntningarna. När detta händer måste du skriva ett disciplinärt brev eller formellt säga upp personen skriftligen. Vissa anställda kan falla så långt borta från dina förväntningar att du blir arg, men du måste fortfarande skriva ett ämnesbrev i en professionell ton eftersom brevet är en företagsrekord och ditt sätt speglar på företaget. Förmedlar inte arbetstagarens brist på professionalism genom att själv handla på ett oprofessionellt sätt.
Skriv datumet. Hoppa över en rad och skriv anställarens namn och hennes hemadress på separata rader. Hoppa över en extra rad och skriv "Kära Mr./Ms. (Efternamn)" följt av ett kolon. Även om du är på förnamn med arbetstagaren måste du göra en extra insats för att vara professionell i en situation där arbetstagaren kräver disciplin. Använda efternamnet hjälper dig också att skapa avstånd, vilket är användbart när nyheterna är negativa.
Börja brevet genom att förklara för arbetstagaren att hans prestanda på jobbet inte har levt upp till förväntningarna, och beskriv sedan problemen med hans prestationer på ett professionellt och unemotional sätt. Ange i förekommande fall datum och tider för större incidenter som fördröjning eller olyckor. Se specifika regler som arbetstagaren har brutit mot.
Förklara vad som händer nästa. Om du disciplinerar medarbetaren, förklara att detta är hennes första varning och att efterföljande brott kommer att förtjänar ytterligare varningar med allvarligare konsekvenser, till exempel upphängning eller avbrott. Om du avslutar arbetstagaren, ange datum för uppsägning och ytterligare information som hon behöver, till exempel när du förväntar dig att hon ska leda sitt kontor.
Ge kontaktinformation om han har några frågor, och beskriv en överklagandeprocess om du har en. Tack arbetstagaren för hans samarbete och, om det är lämpligt, berätta för honom att du önskar honom bra i framtiden.
Stäng brevet genom att skriva "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre linjer. Skriv ditt namn. Skriv brevet på företagets brevhuvud och skriv ditt namn över ditt typade namn.
