Fördelen organiserar tar mycket tid, men det är en mycket tillfredsställande prestation när förmånen är framgångsrik. Men innan du planerar något bestämmer du vilken typ av fördel du ska organisera. Om du gör en tyst auktion behöver du donerade konstverk. Om det är en musikrelaterad händelse, måste någon kontakta toppdragande lokala artister, som normalt bokar två till tre månader i förväg. Varje val ger upphov till olika logistikproblem.
Preliminär planering
Bestäm hur många volontärer som krävs. Antalet multipliceras exponentiellt om du planerar en gala med utarbetade måltider och drycker, som måste sättas upp, servas och delas upp igen.
Välj en plats. Ta hänsyn till faktorer som påverkar närvaro - till exempel närhet till kollektivtrafik. Gör en kort lista med tre eller fyra val.
Bestäm hur mycket pengar som ska höjas och hur målet kommer att nås.
Delegera detaljerna
Få åtaganden från den valda platsen och alla deltagande artister. Ju mer komplicerade händelsen desto längre måste du planera. två till sex månader är normen.
Rekrytera en kommitté med vänner, medarbetare och affärskunskaper för att hantera olika aspekter av evenemanget. Planera veckovisa möten för att hålla reda på planeringen och ta bort eventuella problem i sista minuten.
Sök sponsorer för att hjälpa till att absorbera kostnaderna i samband med fördelarna, från dörrpriser till mat och PA-system. De flesta sponsorer kommer att byta tjänster mot en kampanj.
Försök att lösa din kommitté, sponsor och mötesplats inom de första månaderna av organisationen. Börja leta efter volontärer.
Få ut ordet
Tillvägagångssätt presskontakter om att göra en förskottshistoria om förmånen. Om utrymmet inte är tillgängligt, var beredd att lämna in ett halvtids pressmeddelande som beskriver detaljerna. Kolla in en live fjärrutsändning från evenemangssidan med din lokala radiostation.
Förbered lämpliga visningsmaterial, inklusive flygblad, handbills och affischer, för att frivilliga ska gå ut eller sätta upp. Se till att de vet var de ska lagliga reklamblad och affischer.
Lägg upp en webbplats för att svara på frågor om förmånen. Inkludera stora sponsorer, arrangemanget och aktiviteterna och hur insamlingen sker.
Reflektera på framgång
Sitt ner med din kommitté efter händelsen för att diskutera vad som fungerade, eller inte. Följ med dina sponsorer, och få deras feedback.
Skicka ut kort eller en sammanfattande brev för att tacka frivilliga.
Skriv in de fina detaljerna på webbplatsen, inklusive hur mycket pengar som höjdes, hur mottagaren gick och - om du skapade en pågående händelse - detaljer som framtida frivilliga och sponsorer behöver veta när de går upp för nästa år.
