Text som produceras på kontoret brukade bara komma från noggrannt pappersarbete eller snabbtypning. Detta krävde mycket omhu vid skapandet av ett dokument och mycket tid när korrigeringar behövdes. Idag är företagstext lätt att ändra och snabbt att producera på grund av ordbehandlingsprogram och datorer, vilka båda är vanliga arbetsredskap.
Beskrivning
Ett ordbehandlingsdokument är ett textbaserat dokument som liknar huruvida det visas på en datorskärm eller skrivs ut i en kopia. Eftersom du skapar dessa manuskript med datorprogramvara kan du snabbt skriva in text och interaktivt ändra den allmänna layouten eller ordutseendet.
programvara
Den vanligaste ordbehandlingsprogramvaran är Word, som ingår i den större Microsoft Office Suite. Den största nackdelen är den höga kostnaden, även om andra kommersiella konkurrenter som Corel WordPerfect existerar. Andra fria alternativ inkluderar Internet-baserade Google Dokument och OpenOffice Writer-programmet OpenOffice, som båda kan öppna och manipulera Word-filer. Observera att Word ofta använder doc och docx bland många stödda filtillägg.
Styles
Ordbehandlingsdokument använder vanligtvis stilar, som styr konsistensen mellan olika delar av ett långt manuskript. Du kan till exempel definiera en rubrikstil som ska visas med ett visst teckensnitt, färg och storlek. Du kan sedan tillämpa denna stil på alla titlar i dokumentet. Om du bestämmer dig för att du vill ändra utseendet på rubrikerna, till exempel genom att öka teckenstorleken, behöver du inte ändra enskild titel individuellt. I stället justerar Header-stilen och all text som stilen tillämpas på ändras också automatiskt.
referenser
Referenser ändrar text automatiskt beroende på omständigheterna. Du kan till exempel skapa en innehållsförteckning och indexera med sidnummer. Om du råkar ändra antalet sidor behöver du inte individuellt justera sidreferenser. I stället justeras dessa nummer automatiskt när du skriver ut dokumentet.
Överlåtelse
Ett ordbehandlingsdokument kan enkelt byta information med andra typer av program. Till exempel, istället för att omarbeta en budgetpjädradiagram varje gång procentandelar ändras, kan du importera diagrammet från ett kalkylprogram. Genom att ändra numret på kalkylbladet justerar du automatiskt diagrammet i dokumentet. På liknande sätt, om manuskriptet innehåller information som namn och adresser som du vill använda i ett separat program, kan du lätt exportera data för vidare bearbetning.
