Även med telefoner och Internet är det fortfarande ibland nödvändigt att skicka ett gammaldags brev till affärsändamål. Uppdatering av ditt företagskonto poster med ett brev är effektivt, eftersom bokstäverna är mindre benägna att glömma (som telefonsamtal) och mindre sannolikt att ignoreras (som e-postmeddelanden). De ger också en praktisk pappersspår. Om du behöver uppdatera dina dokument med ett brev följer du några tips för att du ska täcka alla dina baser.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Skrivare
-
Papper
-
kopiator
-
Kuvert
-
Stämpel
Adress brevet till rätt avdelning för att säkerställa att den rätta personen får din uppdaterade information. Om du till exempel byter ditt check- eller betalkortnummer, adressera ditt brev till kontoförvaltningsavdelningen. Om du ändrar din adress, adressera ditt brev till "kundrekord." Om du är osäker på vilken avdelning som ska hantera din förfrågan, ring företaget och fråga innan du adresserar ditt brev eller kolla upp informationen på företagets hemsida.
Inkludera datumet längst upp i brevet, både för företagets register och dina egna personuppgifter. Om du till exempel begär att dina tjänster avbryts eller nedsänks från och med ett visst datum och företaget inte behandlar din förfrågan i rätt tid, har du anledning att betala för att du har en kopia av din daterade begäran.
Inkludera ditt kontonummer. Detta hjälper den person som behandlar din förfrågan att hitta ditt konto och uppfylla din förfrågan snabbare.
Ta med din gamla information. Om du till exempel flyttar eller ändrar ditt telefonnummer anger du i bokstaven "det här var min gamla adress" eller "detta var mitt gamla telefonnummer". Företaget kan behöva denna information för att dra upp ditt konto för att uppdatera dina poster.
Inkludera din nya information. Ange i bokstaven "Detta är min nya adress" eller "Detta är mitt nya telefonnummer". Du kanske vill lägga din uppdaterade information i fetstil eller ett större teckensnitt så att den person som behandlar din förfrågan kommer att ha en enkel tid att lokalisera informationen.
Begär returkorrespondens. Be om att du skickas ett brev i gengäld och meddela dig att din information har uppdaterats. När du får ditt bekräftelsebrev behåll det på ett säkert ställe för dina uppgifter.
Gör en kopia av brevet innan du skickar det, bara om du behöver skicka det eller hänvisa till det senare.
