Handböcker är viktiga för en organisations grundläggande funktion. Utan grundläggande regler och förfaranden finns det för mycket utrymme för missförstånd och missbruk av de personer som organisationen åberopar för att få sitt arbete gjort.Även om enkla, lättförståliga anteckningar på en cocktail servett utgör en manuell, är anställda och volontärer lika troligt att respektera en väl producerad handbok. Microsoft Publisher är ett av de vanligaste programmen som kan hjälpa dig att skapa en.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Microsoft Publisher
-
Ordbehandlingsprogram
-
Kalkylarksprogram (tillval)
-
Grafikprogram (valfritt)
-
Bilder (valfritt)
Skriv texten i din manual med ett ordbehandlingsprogram. Redigera och formatera som om det är slutdokumentet.
Öppna Microsoft Publisher. Skapa en sidmall i Microsoft Publisher genom att bygga sidan ett av ditt dokument enligt dina specifikationer. Detta är det grundläggande utseendet och formatet på varje manuell sida. Vissa funktioner i mallen inkluderar sidstorlek, rubriker, sidfot, sidnummerering, gränser och bakgrundsfärg eller vattenstämpel.
Skapa en textruta som är halva storleken på det användbara utrymmet på din mallsida. Antingen hälften av den horisontella eller halva vertikalen är bra.
Skapa ytterligare sidor i ditt Publisher-dokument tills du har ett antal sidor som är lika med dubbelt så många sidor i ditt textbehandlingsdokument.
Kopiera allt innehåll på mallsidan. Klistra in dem på alla sidor i dokumentet.
Återgå till ditt ordbehandlingsdokument. Välj allt innehåll i dokumentet genom att trycka på "CTRL + A". Kopiera och klistra in i textrutan på första sidan i ditt utgivargokument. Eftersom texten inte passar alla i textrutan frågar Publisher om du vill "Autoflow" vad du har klistrat in. Välj "Ja", vilket kommer att skada texten i andra textrutor, i ordordning. Det kommer också automatiskt att flytta text från en ruta till en annan när du gör ändringar.
Gå igenom sidan för utgivare dokument sida för sida och notera var texten skulle ange lämpliga platser för bilder. Om en sida inte motiverar en bild, öka storleken på textrutan för att fylla hela sidan. Autoflow-funktionen flyttar automatiskt text runt för att rymma.
Skapa bilder för att infoga var du har bestämt dig för att du behöver dem. Använd ett grafikprogram för foton och andra bilder. Använd ett kalkylbladsprogram för grafer. Använd ritningsfunktionen i Publisher för att skapa flödesdiagram och organisationsscheman.
Kopiera och klistra in de bilder du skapar på lämpliga sidor. Storleken passar, och ändra storlek på textrutan för att fylla det återstående utrymmet. Återigen anpassar Autoflow-funktionen resten av dokumentet. Utför alltid detta steg i sidordning eftersom Autoflow kan flytta text som du har skrivit till bilder senare i dokumentet.
Gå igenom dokumentsidan efter sida, gör slutliga justeringar och korrigeringar. Om du vill ha titelsidor för olika avsnitt, lägg till dem vid den här tiden.
Skriv ut och binda dokumenten. Om du inte har utrustningen lättillgänglig kan din lokala kontorsmateriel eller tryckbutik producera dina manualer till ett rimligt pris.
